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你可以看到有多少潜在的代表们认为半天会议今天晚上是完全可以接受的。例如，一个繁忙的专业人士可能会发现，你可以早点来参加这个活动。要小心，不要忽略与家人的责任，比如需要访问孩子回家的人。与此同时，晚上也更容易找到合适的，实惠的场所 – 如大学或学院的课堂上，他们是空的是空的，晚上就可以停止了很多地方。此外，由于会有人来直接从工作地点参加活动，还安排一些茶点是有道理的。特别是，有些人可能想赶上道路的几个小时去参加一个为期半天的会议，或从那里返回。如果不能达到自己想要的结果，他们会很不高兴。这意味着，你必须清楚地描述你的目标受众，合作组织，以及活动预期效果，等等。你可以参考这本书详细建议会议专题讨论会部分的组织，以便调整自己的活动的基本概念，以及时间的效果。有时举办2-3次为期半天的活动是非常值得的。您可以在同一天的不同时间，不同事件的一个星期，也可以组织在不同的场地赛事。这样一来，潜在的参与者可以任意选择。不过，这些活动往往没有一个主题演讲 – 几乎没有人愿意重复同样的讲话数次。但运动是不同的，主办单位将找到重复的活动会吸引更多的目标受众。
