一般来说，在会议当天，全部作业人员有必要提早至少一个半小时参加，而且有必要预备提早预备好招待听众进场，一起有必要在门口组织人员以保证只要经过授权的人才可进入会场。名字贴纸、小礼物以及会议日常等等也需求提早预备好，然后由迎宾讲听众带到他们拟定的座位上。作业人员还应该在会议期间为听众供给必要的协助后，成都会务公司应该有人担任派发反应表并进行搜集，以对后续的会议改善搜集参阅。
还有需求留意的便是能够经过一些门票战略来招引报名,比方能够在某个截止日之前报名打个比较大的扣头,或许按报名人数给一个比较大的扣头等等,促进潜在的参会者尽早赶快报名.现在网上现已开端呈现比较专门的活动组织网站供给这类服务,比方抢座网便是其间的领先者.还有值得一提的是这类网站都有报名数据搜集功用,能够帮你搜集整理每次的活动报名数据,这样你下次的活动就能够有一个根底营销数据库了。以下还有些需求了解的事项：
1、与赞助商协作
约请一些大牌的赞助商参加活动的组织或许协助会议更好的发动并减少你的本钱，赞助商相同也会帮你做一些市场推广，由于对它们来说，它们也期望它们的产品能够得到更多的曝光，除此之外，你还能够用展览空间作为交流让它们帮你搞定场所。还有一些赞助商需求在会议期间给全部与会者一些它们公司的信息，还有一些会把它们的产品作为礼品派送给与会者。
2、联络嘉宾
假如没有人来，或许没有演讲者乐意共享它们的常识，你的研讨会是不会成功的，所以约请一些有声望且有实力的演讲者是非常重要的，他们会供给给听众一些他们作业中或许是职业中的一些新鲜的常识和信息。事前联络一些演讲者并与他们交流其演讲稿，给他们提出一些改善的主张，一起估量一个会议的听众人数，问询他们是否有什么特别的需求，比方需求投影仪，或许是额定的麦克风与观众进行互动，并提早预备好这些东西。
全部活动都需求一个团队进行协作才干成功举办，由于者涉及到招待、注册、客服以及财政，绝不是一个人能够搞定的，团队成员之间需求互相了解，并树立某种机制来消除或许发生的紊乱或许是过错。为了保证活动的顺畅施行，每个人都应该了解他们各自的人物，这能够经过预备一个包含各个人物的责任的具体的日程表来处理，一起项目经理应该操控整个团队并保证全部人都在做他们应该做的，除此之外，一个项目办理者也需求授权其它人去处理一些比如会场办理、赞助商和会议展现的作业。
3、会议日——预备，报到，招待，反应
全部的研讨会，基本上80%的作业都在方案和预备阶段，比较而言，会议当天的几个小时或许几天要轻松的多。在会议开端前一天，你需求提早探查场所以保证全部都已组织安排妥当，包含麦克风、投影仪、视音频体系，都有必要在你的查看清单中。相同，你还需求预备一个打包清单以保证全部需求的东西都现已在会议前运到了场所，会议相关的人员也应该有一个分工列表，谁担任座位，谁担任会场装修、海报粘贴等等。
