具体工作流程主要包括以下具体事项，即会议目标规划、确定会议主题和议题、选择会议地点、澄清会议嘉宾、发言人、听众、制定会议日程、准备会议材料、会议宣传推广等，最后，准备会议接待计划，即计划等
会议策划的实质是具体回答以下六个关键问题，即：会议目标（为什么）-为什么召开会议，会议主题和主题（什么）-召开什么会议，谁（谁）-谁将参加会议，会议时间（何时）-何时召开会议，会议地点（哪里）-在哪里召开会议，以及会议形式。
会议的目的是会议组织者的期望和会议的具体任务。因此，会议目标制约着会议的议题和议程，决定着会议的类型，指导着会议的结果。
2） 会议主题和主题规划（什么）-将举行什么会议
会议主题和主题策划是会议策划的重要组成部分。会议主题是围绕会议目标的主线，贯穿会议的所有议题，是会议的灵魂。会议的主题是与主题密切相关的具体问题，并投入到会议的讨论或解决中。成功与主题具有强烈的感染力，对吸引社会关注、树立会议形象、实现会议目标、提高会议效率等具有重要作用，而主题与主题的不恰当确定是导致会议失败的最致命原因之一
[1] 会议的主题要有针对性，紧紧联系某一领域的热点难点问题，紧紧把握时代脉搏，离实际不能太远
[2] 向前看。会议议题要适度超前于某一领域的现状和发展趋势。他们应该进一步深入地审视问题，能够有效地反映某一领域的发展趋势，而不仅仅局限于现状。
[3] 适度。会议议题数量要适度，避免过多的议题导致会议时间过长，降低会议效率
[4] 优先权。要区分议题的优先性和优先性，明确中心议题或主要议题，确保与会人员把重点放在最重要的议题上。
[5] 充分性。专题准备必须充分。制定专题时，应提交有关背景资料，供讨论和决策时参考。
[6] 专注。与内容有关的主题应适当集中或合并，以避免和减少重复讨论。（2） 议程规划的一般程序
为了更好地确定问题，会议组织者可以征求相关机构和行业专家的意见，也可以对与会人员进行调查，以便他们提出建议。在此基础上，会议组织者将综合各方面的意见，结合会议的定位，确定会议议题。
3） 谁-谁参加会议
参与者是会议活动的主体，选择合适的目标参与者是会议成功的基本前提。确定参与者时应遵循以下原则（见表3-2）：
会议上的报告、讲话、讲话、辩论、质询、答复、谈话和发言，属于具体的讲话形式。发言人是这次会议的卖点之一。会议发言人的声誉、地位和水平对人们是否出席会议有重要影响。因此，会议组织者应精心安排发言人，并尽量邀请高级别发言人参加会议。确认会议发言人需要具备以下规划技能（见表3-3）：
4） 什么时候开会
会议时间规划主要解决两个问题：何时召开会议和会议时间长短。
[1] 时间原则：选择合适的时间召开会议。会议的目的是解决这个问题。解决问题的正确时机是决定会议成功与否的因素。选定的时间是有意义的，并且可以衬托会议的主题。适时开会
[2] 合理原则：符合人的生理和心理规律。劳逸结合有利于促进工作。例如，星期一和星期五接近每周的常规假日。参与者可能会受到节日活动的影响，不容易集中注意力，因此不适合在上午2:3和8:3举行会议。一个10:30，下午3:00，0-5:00是会议最有效率的时间段，午饭后的时间是每个人放松的时间段。
[3] 可操作性原则：根据行业特点或参与者时间合理安排，尽量避免因时间安排不当造成参与者缺席。例如，每年的旅游博览会通常安排在旅游淡季。对于重要领导参加的会议，要特别注意协调领导参加会议的时间，避免相互冲突
会议时间的长短需要从以下两个方面考虑：
第一，实际需要。会议时间的长短应根据会议的实际需要确定。主要考虑的是会议议程能否完成第二次会议的发言，与会者能否充分表达意见，是否需要留出一定的弹性时间，以应对不确定性。
通常，会议持续时间超过一天（含一天）的会议包括许多仪式和社会活动，因此有必要在会议的时间长度上给予充分的时间安排。具体会期的安排应根据会议议程、仪式和其他要求的内容确定
第二，会议的成本和效率。会议时间越短，成本越低，效率越高。考虑到与会人员的生理特点，会议持续时间超过一天的会议一般需要安排成几次小型会议，每次会议控制在一小时以内。一旦会议超过一个半小时，就会引起与会者的疲劳、注意力不集中和抱怨，效率就会降低。
5） 哪里-在哪里见面
会议地点的选择实际上包括两层含义：一是选择会议召开的地点，即在哪个国家、地区和城市；二是选择会议召开的地点。最后，会议将在一个城市的特定地点举行。会议场所规划是一项系统工程，需要综合考虑各种因素。会议地点的选择因素如下：
会议地点的选择往往超出了会议本身的意义，具有浓厚的政治和经济色彩。会议策划者非常关心会场的声誉，能否产生良好的政治和经济效果，而理想的会场能够提高会议的地位和声望。另外，场馆的气候是否理想，场馆周边环境是否有吸引力，场馆的空气质量和噪声水平如何，能否营造出适宜的氛围和环境，突出会议主题，为会议营造良好的氛围，以往的工作是否会场是否令人满意，无论是主办单位、参会人员还是其他人在会后是否曾经举办或参加过会场，如何评价也是选择会场时要考虑的一个因素。主办地营销活动的效率也会影响会议地点的确定
举办大型会议，需要调查会议举办地是否有必要的场馆，以及住宿、餐饮、交通等基础设施的接待情况。
住宿能力：可提供多少间客房，是否使用多间酒店，设施是否齐全
交通区位和基础设施：主办城市是否交通便利（2）是否有国际机场和充足的国际航线，或有相对重要的铁路和高速公路；总体可达性如何？2。场馆与交通集散中心的距离、参会人员入住酒店的距离、会议期间观光考察点的距离以及交流的便利性。主会场与分会场的距离等当地基础设施是否适用和规范，必要时是否可以使用
会议主办城市应当有相对平坦宽敞的道路和通畅的交通条件，并有充足优质的交通工具，如高档出租车、公交车等，方便与会者进出会议场所和住宿酒店。会议组织者还可以租用车辆或委托旅行社安排交通工具，以便在集体活动中统一运送参与者。
你觉得服务标准怎么样？员工是否接受过专业指导，着装是否得体，服务是否周到，服务效率是否良好？会议场所可提供哪些娱乐活动，附近是否有商店、美容院和理发店？是否为会议代表提供交通服务？2。当当地居民欢迎来访者时，接待机构和社区，甚至是接待仓库如何
会议场所的住宿价格是否合适，所需会议空间的价格是多少，会议场所是否盈利，会议场所的价格和收费方式是什么，是否提供免费使用期限，是否有淡季折扣，是否需要支付押金，是否需要保险，某些设施是否有等候费等。
是否会有罢工、自然灾害、抵制和其他对牛的敌意，是否会有火警设施、消防出口、疏散程序、保险箱、住院医生，离最近的急救中心和安全级别有多远
