关于大型会议活动来说在安置，排演，正式会议活动和拆开设备等进程傍边，膳食和歇息、人工都或许会发生费用，你的预算傍边是否包含这些费用？合同有没有规则把这些开支列入总账单？有没有其他的活动公司来装置设备？酒店的其他会议活动会不会影响他们的装置作业？
你要不要付出装置设备的作业人员的膳食费？就餐时刻计不计入工时？成都会务公司职工膳食费是别的计费，仍是含在合约活动公司列出的书面预算里？有时你是不用付出膳食费的，但要承认清楚。你是否需求多交布场押金？酒店布场是不是需求别的交布场费。灯光师们和舞台作业人员就餐的时刻组织或许不同，确认有谁担任和监督一切的就餐事宜。
视听设备的卸车和装置是否有要求？
在装置视听设备的作业人员抵达之前，大型会议需求进行什么组织？比方，吊灯要不要拆开，出场的门高度够不够，通风口要不要封闭以防止噪音等等。能否在最大程度上确保装置作业的顺利进行？又比方，你需求为作业人员做哪些预备，以确保留给他们最多的作业时刻？你当然不期望装置部队参与今后还要比及他人腾出大厅和过道，你有必要比他们先参与，为他们的抵达做好预备作业。
还有什么额外开支需求列入预算？
了解一切或许发生的额外开支。比方，总帐单中，人职薪酬和电费是定额收取的，仍是依据实践运用量收取？依据该场所以往所举办的会议活动状况预算一下开支，将预算值列入预算。一起，留出预算10%的预备金，实践的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要讨取场所书面的开支预估。
试听设备的搬进搬出，装置拆开都要多久？
假如你雇佣两家不同的公司，一家担任舞台，另一家担任视听，那么一定要确保它们清楚对方的日程组织和时刻表，以防止抵触。最理想的景象是：担任舞台的活动公司能够一起完结视听设备，灯光和舞台布景等作业。最好找到一家能够满意你一切要求的供给成套服务的公司，可是，要权衡全套服务和独自服务的价格。你或许只需求一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或许你需求杂乱的舞台却要求有简略的照明。了解一下，看着供给成套服务的活动公司是否具有你需求的设备，或许是否能够依据大型会议的需求租借设备。你要确保取得最能满意你要求的设备，而不是单单运用现有的设备。
