会议策划方案是会议策划成果以文件形式的反映和表达，是会议策划目标、意图和实施细则的书面形式，是会议工作组织根据领导意图和指示制定的详细书面计划。它是会议筹备工作的基础，是筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领导审批后，由会议组织实施。
会议策划方案主要包括会议概要、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。
会议策划方案的主要内容
1）会议概要
在会议的概要部分，确定会议的主题。会议主题要与会议目标相一致，同时要有号召力、关注力和共鸣力。例如，区域商务合作论坛的主题可以是“共谋未来”。公司新产品营销动员会以“开拓市场，创新品牌”为主题。为了使主题更加生动、通俗，在主题表达中经常使用图形符号。例如，用“携手并进，创造区域商业之光”等图形来表达“共谋未来”的主题。
会议的具体时间和地点也应在方案中明确。涉及多个会场的会议，应当逐项标明会场。最好明确会议的组织机构，如主席团、书记组、宣传组、会务组、保卫组等，确定各小组负责人，确保会议工作的落实。对于涉及特殊设备要求的会议，应在满足规划方案中规定设备品种、规格和具体要求。
2）会议日程及相关事务
会议日程是会议计划的主要部分。会议日程往往是由时间和事件组成的表格，但会议的许多主要事项却无法在日程中详细列出。因此，对于会议策划者来说，一份涵盖会议从策划、实施到评价、反馈各个环节的相关事务明细表是必要的。会议日程应考虑参会人员的到达和离开时间、各时段的活动安排、会议的主题内容、活动地点等，除了会议的正式议程，包括就餐、参观、娱乐和休息安排外，还需要考虑到细节尽可能准确。一份详细的会议日程和相关事务清单实际上为会议的组织提供了蓝图。如果按照蓝图办事，自然可以有条不紊地组织会议，实现会议预定的目标。
3）会议预算以及其他需要说明的事项
会议预算应根据实际情况，包括交通费、食宿费、场地租金、会议资料等固定费用。会议的预算通常是按照“节约、高效”的原则来运作的。
