一、试听设备的搬进搬出，安装拆卸都要多久
如果你雇佣两家不同的成都活动策划公司，一家负责舞台，另一家负责视听，那么一定要保证它们清楚对方的日程安排和时间表，以避免冲突。最理想的情形是：负责舞台的公司能够同时完成视听设备，灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的公司，但是，要权衡全套服务和单独服务的价格。
你可能只需要一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要复杂的舞台却要求有简单的照明。了解一下，看着提供成套服务的公司是否拥有你需要的设备，或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备，而不是单单使用现有的设备。
二、视听设备的卸车和安装是否有要求
在安装视听设备的工作人员到达之前，成都活动策划公司需要进行什么安排？比如，吊灯要不要拆卸，进场的门高度够不够，通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行？又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间？你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道，你必须比他们先到场，为他们的到达做好准备工作。
三、还有什么额外开支需要列入预算
了解所有可能发生的额外开支。比如，总帐单中，人员工资和电费是定额收取的，还是根据实际使用量收取？根据该场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支，成都活动策划公司将估算值列入预算。同时，留出预算10%的预备金，实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要索取场地书面的开支预估。
