当您忙于寻找满足您所有标准的会议地点时，很容易陷入小细节并忽略对会议成功至关重要的事情。特别是如果这是您公司的新会议，或者您对场地采购并不完全熟悉，那么制定适当的计划非常重要。在与场地的销售经理交谈之前，您应该列出您的要求。这可确保您在访问场地时提出正确的问题(此外，您将能够更有效地比较场地)。
选择会议场地时要问的 10 个问题
以下是帮助您入门的 10 个关键问题：
1、您选择的日期是否有空位?
如果是这样，场地能否在这些日期为您提供房间、视听设备以及您需要的所有其他东西?
2、场馆是否可以通过机场、高速公路或公共交通到达?
考虑一下您的与会者将如何前往会议。如果他们中的大多数来自机场，请询问场地是否提供班车服务。您还应该了解是否有充足的停车位。
3、场地提供住宿吗?
如果您的许多与会者来自外地，您可能希望在距离多家酒店和餐馆仅几步之遥的酒店或场所举行会议。
4、会场提供什么样的氛围?
虽然您可以使用过时的场地来省钱，但您的与会者可能会抱怨会议的“感觉”。
5、场地够大吗?
与会者应在所有会议中拥有舒适的座位，并在会议之间拥有放松的空间。
6、场地是否提供合适的设施?
您可能需要剧院、舞厅、分组会议室和展览空间。您可能还对现场餐厅、休息区和户外空间感兴趣。
7、场地是否满足您的技术和业务需求?
设施能否提供视听设备、电脑和无线互联网?一些场馆提供现场商务中心，提供传真、打印和邮寄服务，因此与会者可以在离开办公室时开展业务。
8、场地是否承办活动?
如果是这样，餐饮供应商能否提供素食、糖尿病和其他饮食选择?
9、场馆是否提供免费赠品?
免费文具、机场班车或饮料服务等小事可以节省大量资金，并为您的与会者提供更好的体验。
10、场地费用是多少?
场地应在您的预算范围内，并提供激励措施来获得您的业务。您还应该了解责任问题、付款条款和细则。
