大流行的开始给活动行业带来了前所未有的挑战。从跨国公司到本地市场，所有依赖面对面会议的企业都错综复杂，损失惨重。随着全国范围内的封锁，每个活动策划者面前都有一个突出的问题：活动的未来是否处于危险之中?然而，活动技术的最新趋势已经证明了该行业的适应性和弹性。
活动行业通过迅速转向虚拟活动推动了 2023 年。组织在几周内就接受了活动技术的好处，否则这需要数年时间。根据 GBTA 的一项研究，与 2023 年相比，2023 年举办虚拟活动的人数增加了 290%;93% 的受访公司在 2023 年至少举行了一次 虚拟会议 。在大流行之前，几乎没有人能预见到对活动技术的如此迅速和严重的依赖。
大流行效应：企业会议和活动技术
底线：活动行业进行了自我调整和转型，变得比以往任何时候都更加强大。今天，该行业不仅在现场活动领域保持成功，而且现在还拥有虚拟和混合活动的力量和敏捷性 。
最新趋势：虚拟活动
在大流行之前，面对面的活动提供了大量的机会来建立联系、建立有意义的联系以及与与会者和赞助商互动。一旦事情变成虚拟的，就会出现一个新的、独特的观众：现在可以参加他们以前无法参加的活动的人。只需单击一个按钮，他们就可以进入他们以前无法体验的虚拟体验。
根据 GBTA 的研究，平均而言，公司在 2023 年举行了 125 次虚拟会议，而 2023 年仅为 32 次。 虚拟活动 不仅有助于实现与现场活动相同的目标，而且还提供了与更广泛的受众建立联系、消除旅行和场地成本的额外优势。
当活动技术拯救了一天
如果没有采用活动技术，活动行业的快速转型是不可能的。营销领导者和规划者几乎在一夜之间迅速接受并利用了一种新的思维方式和技能，以保持车轮转动，迅速致力于数字化。
当 GBTA 成员和非成员被问及他们是否想使用技术来推进虚拟会议时，大多数人对此想法“感兴趣”或“非常感兴趣”也就不足为奇了。受访者特别热衷于利用活动技术进行虚拟会议、在线注册、活动后与会者调查、潜在客户跟踪、现场投票和活动移动应用程序。
显然，在新的活动世界中，技术是不可或缺的。现场投票、使用活动应用程序的交互式问答和约会安排工具等功能现在已被与会者和计划者普遍使用。除了本身是有用的工具之外，这些技术还具有促进积极参与和互动的额外好处。调查、实时反馈和内置潜在客户跟踪等活动后功能也是重要的解决方案，允许组织 衡量 其虚拟活动的投资回报率。
虚拟活动将来会消失吗?
虚拟活动为世界打开了新的可能性，为活动参与者和策划者提供了以前不可能的优势。突然之间，与会者可以在舒适的家中登记参加活动，只需点击一下即可注册和出席，与会者人数迅速飙升。当调查受访者被问及大流行前后虚拟活动的有效性时，他们对虚拟活动的看法有了显着改善。
虽然与会者现在对虚拟活动感到满意，但大多数人仍然更喜欢面对面的活动。根据 GBTA 的研究，与大流行之前的 96% 相比，76% 的受访者现在认为面对面会议通常比虚拟会议“更有效”或“更有效”。尽管面对面活动仍然占上风，但自大流行以来，这一数字要低得多，并且认为虚拟活动与面对面活动一样有效的人数从 3% 增加到 19%。活动策划者和营销人员现在已经尝到了活动技术的力量，虚拟活动将继续存在。
向混合活动问好
随着 COVID-19 感染率显着下降并且政府放宽了旅行限制，每个人都为能够亲自连接和联网而感到兴奋，并在更实际的情况下远程参加活动的额外优势。中提琴!我们现在有混合活动。就像虚拟活动在 2023 年和 2022 年的大部分时间占据中心位置一样，混合活动预计将成为下一个大趋势。
什么是混合活动?
简而言之， 混合活动结合了举办面对面活动和虚拟活动的最佳元素，并且无论 COVID-19 限制如何，所有人都可以访问它们。虽然一些地区现在允许公众聚会，但其他地区可能仍然不对国内或国际旅行开放。在这种旅行受到限制的情况下，混合活动为多地点活动提供了机会，允许多个现场观众。
借助混合活动模型，与会者可以虚拟参加活动，也可以从多个地点亲自参加活动，或两者兼而有之。一个观众与另一个观众的比例并不重要，因为创建混合活动是为了将多个观众连接到一个活动。
混合活动是未来吗?
GBTA 的研究表明，十分之七的公司在大流行之前从未举办过混合活动。在大流行期间，感染的高风险也阻止了公司尝试混合活动。随着一切恢复正常，五分之三的公司现在预计将在 2022 年至少举行一次混合会议。
如上所述，对混合活动的兴趣增加可以部分归因于各种观众类型的活动易于访问。不过，由于对可持续性的认识和推动，混合活动也可能成为更受欢迎的选择。
最近，大型跨国组织已承诺减少其碳足迹，并正在调整其目标以实现该议程。凭借可持续发展推动创新的理念，多场地活动意味着不同的观众可以从最近的地点参加活动，从而减少商务旅行，并最终减少碳排放。
对混合活动的犹豫
虽然大多数组织对举办混合活动感到兴奋，但他们也有一定的恐惧和犹豫。在 GBTA 研究中，当公司被要求详细说明这些犹豫时，他们强调了以下几点：
由于与虚拟观众建立网络的复杂性，与会者参与度较低(55%)
混合赛事的规划和执行方面的可预见困难(38%)
混合活动在实现组织目标方面不会那么有效 (27%)
缺乏托管混合受众的技术和技术支持(22%)
举办混合活动的成本很高(18%)
尽管围绕任何新型活动存在可以理解的担忧，但将虚拟活动和现场活动相结合的概念并不新鲜。上述担忧似乎包含了很多 对混合活动的误解。
组织必须记住，混合活动是提供两种体验和举办单一活动之间的平衡行为。即使大多数组织以前没有举办过混合活动，也没什么好担心的。今天的技术比以往任何时候都更强大，混合活动正在接管这个行业。
技术会再次拯救世界吗?
在 GBTA 研究中，超过一半的公司强调与会者参与是混合活动的最大挑战。组织担心远程与会者无法与现场与会者建立联系、参加教育会议和参观展览摊位，仅举几例。他们担心这样的挑战可能意味着更少的参与度和活动价值。
借助技术解决方案，混合活动能够吸引虚拟与会者 与现场与会者一样多。现场与会者可以举手发言，而虚拟与会者可以使用实时聊天功能提出问题并分享见解。出席跟踪、潜在客户跟踪和移动应用程序等其他功能允许与会者与参展商进行虚拟联系并交换联系信息。
个人活动的恢复
虽然线下活动的回归还有很长的路要走，但大多数会议和活动策划者对到 2022 年初线下活动的状况持乐观态度。根据 GBTA 的研究，67% 的公司预计该行业将到 2022 年第一季度恢复，52% 的受访者预计简单会议(与会者人数 50 人或更少)会在一年内恢复。大多数受访者表示，大型活动和会议可能需要两到三年才能恢复到大流行前的水平。
面对面的活动会不会一样?
科技让活动主持人焕然一新。虚拟活动为活动策划者和营销人员带来了巨大的学习曲线，这些课程将在定义未来活动的形式方面发挥重要作用。当 面对面会议回归时，它们看起来会与以前大不相同;将有一个额外的优先事项是健康和安全措施以及场馆的运营变化。
例如，组织现在正计划在 RFP 中包括与流行病相关的问答，用于场地采购。这些可能包括卫生和个人卫生规划、灾难恢复和疫情应对、食品准备实践、员工培训、视听基础设施等。最关键的因素将是场地对戴口罩的要求、房间内允许的最大人数、和社交距离要求。
GBTA 研究在讨论与大流行相关的运营转型时强调了几个因素：
83% 的公司表示目前应要求与会者戴口罩
73% 有兴趣要求与会者提供他们的健康信息(例如，显示负面的 COVID 检测结果)
72% 的人希望参加者在参加活动时接受体温筛查或热扫描
47% 有兴趣只允许接种疫苗的参与者参加他们的活动
疫苗接种会发挥重要作用吗?
根据彭博收集的数据，已在 180 个国家/地区接种了超过 32.5 亿剂 COVID-19 疫苗。这足以为全球约 21% 的人口进行全面接种。在美国，已经推出了超过 3.3 亿剂疫苗。
这些数字每天都在增加，随着各国继续加快疫苗接种工作，国际旅行正在慢慢恢复运营。但是，根据行程，旅客可能会面临强制性疫苗接种或 COVID-19 检测要求。同样，会议主持人可能会要求与会者出示疫苗接种证书，在 GBTA 研究中，47% 的公司表示他们有兴趣向与会者索取此类证明。
活动技术是答案
营销人员和活动策划者一直依靠技术来管理活动策划的复杂领域，包括场地采购、RFP 问题、注册、调查等。然而，由于大流行，对技术的依赖比以往任何时候都更加突出。大流行给活动专业人士带来了独特的挑战，我们的行业用手头最好的技术进行了反击——甚至创造了新技术。
以下是活动行业如何继续适应大流行：
场地采购技术：场地采购平台已迅速加强其游戏，以适应有关连锁酒店和独立场地的卫生和卫生最佳实践的信息。有些人还修改了他们在 RFP 中的问答，以包括与大流行相关的问题和协议，这可以极大地帮助规划者。
活动图表软件：规划人员现在使用活动图表软件来创建符合社交距离准则的真实房间设置或进行虚拟参观场地。
最少的面对面交互：技术帮助自动化了以前需要人工交互的大多数任务。例如，登记亭和移动应用程序可帮助与会者登记、安排约会和建立网络。
其他技术应用：当今的公司倾向于用多功能移动应用程序和登记亭取代纸质指南和地图，并鼓励与会者通过即时消息应用程序建立网络和预约。
随着不同行业从大流行中复苏，企业会议和活动将在技术的帮助下继续发展和适应。面对面的会议最终会回归，但在那之前，虚拟会议和混合会议才是展会的主角。在您计划下一次活动时，请花时间研究和投资活动技术、培训和工具，以帮助您保持领先地位。
