会议是构成您业务增长战略基础的旗舰活动。它们是推动现代沟通的重要工具——无论是用于销售会议、董事会务虚会、培训研讨会等内部活动，还是通过产品发布、新闻发布会和年度股东大会接触主要利益相关者。无论您是想增加收入、产生潜在客户、促进销售还是培训员工，会议都提供了将您的信息传达给正确受众的重要机会。
随着会议对于推动您的业务战略变得越来越重要，会议管理的需求也越来越重要。
您的会议管理完整战术指南，值得收藏!
一、活动策划行业现状
从 2023 年到 2025 年，全球 MICE(会议、活动、会议和展览)行业预计 将以 7.6% 的复合年增长率增长，总规模达到约 11290 亿英镑。增长将主要受到国际商务旅客数量激增、政府发展 MICE 部门的举措以及使用现代活动策划软件和虚拟现实和增强现实创造更多量身定制的沉浸式体验的趋势的推动。从地区来看，欧洲在全球 MICE 行业占据主导地位，占全球 MICE 行业份额的 42% 以上，预计在预测期内将以 6.9% 的复合年增长率进一步增长。
根据 2023 年英国会议调查，2023 年英国共举行了 129 万场会议，价值约 181 亿英镑。尽管英国脱欧的阴影笼罩着整个行业，但预计未来五年的增长将保持稳定。
随着更多会议和会议的计划，对高效会议管理的需求可能会增加更多。但是要了解会议管理的全部内容，让我们首先定义什么是会议以及行业中发生的不同类型的会议。
二、什么是会议?
会议是人们讨论特定主题的正式聚会，其性质可以是学术、商业或政治。它们通常是有偿的，不对公众开放，由行业专家和主题演讲者出席，他们可以是名人或知名人士。组织会议的主要目的是围绕讨论的主题提供信息、教育和提高意识。
三、什么是虚拟会议?
在这个充满不确定性的时代，许多规模越来越大的活动不得不转向虚拟环境。虚拟会议允许您的所有与会者进行连接，即使它可能不是面对面的。借助分组讨论室、引人入胜的内容和激励主题演讲者，虚拟会议可以与面对面会议一样有效——如果不是更有效的话。移动会议虚拟降低了进入门槛，减少了旅行和支出限制，否则可能会阻止一些人参加。
四、会议类型
组织的各种会议有：
1、研讨会
这是一个互动环节，一个或两个演讲者推动与观众的对话。研讨会本质上是信息性和教育性的，旨在向观众传授一些技能或知识，例如数字营销技巧、房地产建议、个人理财和投资技巧等。
2、作坊
研讨会不太正式，涉及很多与会者的参与。与研讨会相比，它们更倾向于在讲师的指导下向参与者传授新技能。
3、红星会议
这是一个在参与者之间进行充满活力的讨论和辩论的会议。没有首席发言人，分配给每位发言人的时间有限。
4、座谈会
座谈会是一个小型会议，其中几位专家讨论一个共同的主题。它通常在一天内完成。
五、会议 vs 活动 vs 公约
“活动”是一个总称，用于描述任何形式的有组织的聚会——从公司会议和商务会议到生日和婚礼。会议和公约都包含在活动中;然而，公约有完全不同的目的。它们本质上更非正式，比传统会议有更多的参与和互动，并迎合特定的行业、专业和狂热，例如伦敦动漫展。
六、需要会议管理
随着定期组织各种规模和复杂性的会议，活动策划者越来越需要更加擅长会议管理。从分配预算、优化资源、监控团队成员和任务，到确保流畅的现场体验，您需要从头到尾监督整个项目的成功执行。
这是一个有趣的类比。将会议想象成一个单一的彩色挂毯，您需要使用代表活动预算、场地采购、注册、现场体验、活动后反馈等的不同颜色的线来编织它。但是，您如何有效地管理这些线程以避免造成混乱?
这是会议管理可以大有帮助的地方。有如此多的任务要导航、要拨打的电话、要管理的人员和要跟踪的事情，这项工作可能会变得非常有压力。通过制定适当的会议管理计划，您可以轻松实现活动目标、降低成本并提高与会者满意度。那么，可以通过哪些不同的方式进行会议管理呢?
七、会议管理类型
1、内部流程
如果组织内有大量资源和人力，会议可以在内部组织。
2、联合伙伴关系
有时，活动策划者与机构或专业人士一起提供专业服务，例如网站设计、调查管理等。
3、第三方组织者
一些公司聘请第三方组织者来提供端到端的会议管理解决方案。这些第三方服务提供商在市场上享有盛誉，并使用现代会议管理软件和工具从头到尾管理活动。
八、会议管理流程
组织一次成功的会议需要精心策划。会议管理过程的每一步都需要考虑到最后的细节。以下是可帮助您决定如何进行的简要指南列表：
步骤#1——你的会议目标是什么?
首先，您需要确定会议的目的是什么。您是否希望获得更多收入?建立品牌知名度?推出新产品?增加会员?最终，您组织会议的方式将与您的最终目标相关联，因此第一步是坐下来，集思广益并列出您的目标。
步骤#2 ? 最终确定预算
一旦确定了会议的目的，就开始制定总体预算。您将承担哪些主要和次要费用?探索可用的不同赞助选项，然后创建一个包含所有相关成本项目的清单，例如：
场地
人员
住宿和旅行
食品与饮品
扬声器
娱乐
影音设备
无线上网
营销和推广
杂项生产成本
完成此操作后，总费用会增加约 10-15%，因为总是存在成本超支的可能性。
步骤#3 ? 设置操作
这是您启动会议管理的步骤。创建一个团队来计划和执行会议，分配专门的任务，并草拟完成的时间表。与酒店、交通供应商联系，并事先确定价格以获得最优惠的价格。
步骤#4 ? 入围演讲者
演讲者是您会议的重要组成部分，也是吸引更多参与者的关键因素。根据您的预算，为您的会议列出相关发言人，并与他们联系以询问他们的可用性。一旦你完成了你的名单，通过向演讲者提供一本手册来跟进，其中包括会议摘要、你寻求实现的目标以及你希望向与会者传播的信息。
步骤#5 ? 建立网站、移动应用程序、数字营销活动
对于任何会议，必须有一个整洁、可导航的网站，提供活动计划的详细信息，并允许与会者轻松进行预注册。您还需要有专门的数字和社交媒体营销团队，通过推出引人入胜的内容在数字空间中创造更多的关注。这可以在内部完成，也可以与提供专业服务的机构合作。营销最终可能成为主要的成本组成部分，因此请确保您进行明智的计划。
步骤#6 ? 准备现场操作;查看设备详细信息
与您的团队一起安排现场操作，在会场进行会议预演。音频/视频设备工作正常吗?装饰是否与会议主题一致?现场是否有技术支持团队帮助演讲者上台或处理任何紧急情况?只需一个小故障和最后一分钟的障碍就可以将您的会议变成一场灾难，因此请确保您处于领先地位!
九、使用会议管理软件
会议管理可能是一件乏味且累人的事情，尤其是在涉及大量体力工作的情况下。作为一名活动策划者，如果您在管理注册、预订、付款、纸质表格等任务上花费大量时间和资源，那么现在是时候投资购买好的会议管理软件了。
您如何确定市场上最好的会议管理软件?这很简单，只需选择可以自动执行复杂任务并与您的最终目标一致的任务，即发展您的业务、留住客户、节省宝贵的工时和最大化投资回报率。
十、理想会议管理软件的特点
为了支持不同形式和规模的会议并创建世界级的活动，理想的 会议管理软件 应提供不同的功能，例如：
注册管理： 管理和简化您的活动的注册。 根据用户偏好提供个性化路径以最大化体验。
住宿管理： 通过与顶级旅行社的整合，预订房间、交通路线和相关请求。
现场登记和徽章： 快速登记流程，消除排队和简单的徽章打印和支付选项。
演讲者管理： 对于学术会议，创建一个单一的中心，通过高效的论文征集流程来整理演讲想法、简历、头像和演讲。
潜在客户管理： 提供必要的工具来收集和跟进潜在客户。如果此功能与您的 CRM 系统相关联，那么您还将拥有跟踪投资回报率和展示会议影响所需的数据。
会议出席跟踪： 使用徽章扫描或 RFID 技术跟踪会议期间与会者的活动。这还将为您提供分析参与者行为模式和购买信号的数据。
社交参与解决方案： 通过社交媒体共享选项提高与会者参与度。
赞助商管理： 跟踪赞助商并随时提供对信息和相关材料的访问。
移动活动应用程序： 通过推送通知保持与会者的参与度，促进网络，并提供快速的潜在客户捕获能力。
制定适当的会议管理计划将帮助您为组织的短期和长期目标制定可靠的战略。但是，在深入了解计划会议的复杂性之前，重要的是首先了解与会者的期望、他们在您的活动中寻找什么，以及什么会让他们获得更多回报。
