如果你的活动排在前面，如何保证你的客人准时离场，以便不耽误下一场进行？你会不会感到仓促得像是赶场？如果选择的场所只有你一家举办活动，你得到的服务是否会更周到？
活动是在室内还是户外
如果计划举办户外活动，那么需要准备一套备选活动方案来应对恶劣的天气。在春、夏、秋季举办活动，要在所选定的活动会场预订帐篷或雅间，以防天有不测。冬天的户外活动也是如此。如果安排的活动是滑雪，那么还需要预订其他活动会场，以便天气不适于滑雪时，要以转移活动地点。
户外活动需要特殊的布景，成本因素也会有所不同。例如，如果安装帐篷，根据不同的需要，准备安装工作可能需要大约两三日至一周不等。如果遇上雨天，还有可能延迟。此外还要算上等地面变干的时间。拆卸和撤离也会需要一两天。有些活动场地可能还需要计入安装和拆卸设备期间的场租，因为该场地在那一段时间无法再租给他人。
此外，还要查看拆卸工作是否安排在周日，因为如果是这样的话工，劳务费里还应计入加班费。其他费用因素还可能包括对活动场地的照看，或者在活动场所没有厨房、又或者厨房不符合自己要求和安全要求的情况下，为酒宴承办人准备单独的帐篷以作厨房之用等情况。帐篷可能会被风吹走，因此必须有人能迅速及时地处理此事，从而避免引起更大的麻烦。此外，在夜间、在搬进、撤离活动会场以及装、卸活动设备期间，由于人多手杂，必须确保有人看管租用的物品，如桌椅、布景道具、视听设备等。
