贸易展览展前阶段观众注册的四种方式

贸易展览展前阶段观众注册的四种方式

时间:2021-1-13 作者:成都会务公司

  贸易展览在展前阶段的客户邀请、跟踪服务、参展预登记及回执处理均以网络方式实现。如展会观众可以利用网络环境接受主办单位的电子邀请函,曾参展过的观众在展前阶段可及时接受客服人员的跟踪服务;确定参展的观众可利用网上预登记方法在网络上登记相关信息,系统自动检测预登记客户料的准确性,即时发送回执。展前观众注册工作不但动态地检测展会观众的到会率,以及前瞻性地获得观众质量的基本状况,更重要的还在于通过网上注册,预登记观众可获得展览组织机构提供的增值服务与贵宾礼遇,如展前阶段收取入场胸卡、展会料、优惠礼券、酒店预订、机场接送、贸易撮合等一系列的服务。收到入场券的观众可直接进入展览现场观展,持展会组织机构回执的观众亦可通过主办方对回执中条码扫描与信息确认,便捷办妥证件,优先入场。
  
  1、电子邀请函
  
  随着国内外网络商务环境和条件的不断完善,电子邀请函已成为贸易展览前期邀请的主要工作内容与趋势,电子邀请函弥补了传统展览会利用平面媒体、直邮、电话、传真邀请的局限,拓展了展览观众的目标市场。特别是对贸易展览而言,如广交会等贸易展览,继续使用传统展览营销方法,无法想像其观众邀请的效果与效率。因此,电子邀请在活动策划行业中被逐渐认可和普遍应用。
  
  2、客服跟踪服务
  
  从一项大型展会观众的扌由样调查中发现,74.5%以上的展会观众认为越来越多的贸易展览利用网络技术向目标客户发送电子邀请,根据这些观众的服务体验认为,影响目标观众的到会率的主要原因很大程度是因为电子邀请函所丬函盖的信息与支持性服务受限。
  
  3、网上预登记
  
  网上预登记是国内外各类展会普遍采用的展前观众邀请方式,不仅利用展览官方网站实施买家邀请,通过后台数据库实现证件办理的电子化,如观众证(贵宾证、嘉宾证、贸易证)、参展证、工作证、记者证等票证,同时也为贸易展览现场票证提供了科学管理方法。从观众注册而言,网上预登记系统可以细分参展观众的区域特征、参展目的、职别以及网络调查的种种信息,展览组织机构可以通过深入分析与研究,利用展览CRM系统,准确对参展观众实施聚类分组,并针对性地廾发支持性服务。国内外大型品牌展览通常将网上预登记系统与现场办证系统,乃至贸易信息撮合平台视为展览观众组织与管理的系统工程,相互关联与互动。
  
  4、回执处理
  
  回执处理是以网络方式将确认通知送达在线预登记或其它途径登记参展的观众,这种方式在保证时效性的同时,还有效控制了观众组织成本。在回执处理的同时展览组织机构往往还提供展会相关确认信息,如寄送入场证通知、现场办证或取证的条形码,回执中通常会将最新展会进展情况向预登记观众作详细的说明。近年来,部分展览组织机构其至提供证件自助打印home)的服务,注册观众可通过家中的网络直接打印参展证件。
  
  回执处理通常是先将各子数据库的观众信息合并,根据目标观众行为信息的变化进行跟踪处理,通过处理,各子数据库都会客观地记载经处理过回执观众的到会情况,以监测数据库中观众信息的有效性、变动性及活跃性。因此,展览组织机构在回执处理的过程中,又进一步进行了相关数据的核实,提高了入库数据的精确度。
  
  综述:
  
  在网络日趋完善的今天,展前观众注册的工作越来越被展览组织机构所重视,利用网络与IT技术来实现展前观众注册环节啲工作量,不仅节省主办方观众组织成本,更有利于展览组织机构利用信息技术进行数据采集、理与发布。展前观众注册有助于提供基于互动机制的贸易信息服务,有效地为需求明确的买家及参展商提供“贸易撮合”功能。

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