会议活动策划:如何做好会前筹备?「红星」

会议活动策划:如何做好会前筹备?「红星」

时间:2020-6-16 作者:成都庆典策划公司

会议活动策划的工作中如何做好会前的筹备?
(一)会议总体方案制订
会议活动策划方案一般由以下内容组成:会议名称、背景(导入)、宗旨(指导思想)、议题(主题与专题)、议程(时间、地点、流程),组织机构(举办单位、大体分工),与会人员(规模、代表构成),经费预算(支出项目、来源)、宣传安排(会前、会中、会后),会场布置、会议成果运用、会务进度安排、其他事项说明(主讲嘉宾简介、特邀领导介绍、会议场地要求等)。
(二)会务公司的选择与人员配备
会议一般设会务领导小组,领导小组成员由会议举办单位领导挂名,便于进行动员、组织、协调和监督。下设若干会务工作小组,各工作小组的设置及分工根据会议的规模大小、规格高低、时间长短及内容安排来确定。通常500人以上的会议,可设秘书、联络、宣传、保卫、内务、外勤、后勤服务等工作小组,每小组配备工作人员4-7名(工作人员的总数,一般可比照会议参会代表人数,并兼顾工作效率,按4%~7%的比例配置);200 ~500人的会议,可设秘书(材料、宣传),内务(报到、后勤服务),外勤(联络、接待、保卫)等工作小组,每小组配备工作人员3~9名(工作人员可按参会代表总数5%~8%的比例配置,代表人数递增,工作人员的配备比例递减);50 ~200人的会议,可设秘书、会务两个工作小组,每小组配备工作人员2-8名(工作人员总数可按参会代表人数6%~9%的比例配置,代表人数递减,工作人员的配备比例递增)。各工作小组的工作量相对饱和,组与组之间分工明晰、权责匹配、信息对称、运转同步、相互补位、无缝衔接。

(三)会务工作进度安排
为了有条不紊地推进工作,必须编制进度安排表,对所有会务工作进行规划、统筹、部署,也便于领导掌握、控制和监督。
(1)会议前的3-4个月内(国际会议为会前的7~10个月内),制订会议方案并报有关部门和领导审批。
(2)会议前的2-3个月内(国际会议为会前的6~9个月内),初定会议时间及地点,并发出征集会议发言、交流材料(或论文)的函。
(3)会议前的1个半月~2个月内(国际会议为会前的4-6个月内),邀请、联系、明确出席会议的主讲嘉宾
(4)会议前的1个半月~2个月内(国际会议为会前的4-6个月内),确定会议主办、承办、协办或支持单位,并按勤俭办会的原则落实经费来源。
(5)会议前的1个半月~2个月内(国际会议为会前的4-6个月内),成立会议领导小组与各会务工作小组,并酌情召开新闻发布会(会议预告)及会议筹备工作动员会
(6)会议前的1个月~1个半月内(国际会议为会前的3 ~5个月内),确定好会议活动的日期,并向有关领导发出出席会议的邀请函(请示)
(7)会议前的20日~1个月内(国际会议为会前的1-2个月内),确定好会议活动的相关议程,并正式向有关单位和个人发出会议通知
(8)会议前的10~15日内(国际会议为会前的15日~1个月内),落实出席会议的领导、嘉宾及新闻媒体记者,并制订相应的接待方案及应急预案
(9)会议前的4~7日内,汇编会议资料(可将发言稿、讲义、论文集或参考材料等,刻录成光盘),制作会议手册(可另行制作记者采访手册),基本完成会议报到各项准备工作。
(10)会议前的1日内(国际会议为会前的1-2日内),接受与会代表报到,并对会前所有工作查漏补缺。
(11)会议期间,会议领导小组与会务各工作小组各就各位,做好服务
(12)会议后5~8日内,对会议进行总结(会议成果总结、会务工作总结),并形成会议总结材料,上报有关部门及领导。

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