如今，全国疫情形势愈发复杂，内地新增本土病例涉及19省份，行程卡上的星号摘掉又挂上，线下活动均面临着取消、延期的风险。这对主办方无疑是沉重的打击。
线下受阻，越来越多的主办方开始转向线上，这也逐渐成为疫情期间企业活动的重要方式。但与此同时，线上活动的弊端也开始显现：
各平台收费方式和稳定性稂莠不齐，主办方难以选到靠谱的平台；平台技术不过关，参会者频频下线，活动效果大打折扣；线上会拉大和参会者之间的距离，很容易变成主办方的自说自话。
以下这份「16周活动规划核对清单」希望红星[TEL:136 0806 8886]数字会议可以帮到你！
活动开始前16周
设定目标。办这场活动的目的是什么？您想达到什么样的效果？为了让活动有个方向，请决定好主题、列出一份明确的目标，或查出要多少人出席才能打破人数纪录等等。
组成团队。为每一位团队成员指派职务，例如计画管理员、活动行销人员、营业单位联络人员或出纳员。每个职务都应该要有清楚的目的，并且尽量设定可量化的目标。
挑选场地和日期。使用活动前调查，了解参加者可能的预算、对他们哪些地点最方便，以及他们会和谁(孩子、伴侣、同事或朋友)一起来参加您的活动。然后，找到适当的场地，订下举办活动的日期。
确认活动焦点。动用您和团队成员的人脉，寻找最令人惊艳的专题讲者、报告人或表演者，让他们成为整场活动的最大卖点。别忘了确认这位焦点人物有空来参加这场活动。
订出活动时程计画图。确定了焦点人物之后，就可以进行其他规画了。想想您还希望将哪些人或事物变成活动的一部份呢？
设定预算。搞清楚您的活动预计需要花多少钱，要如何支付这笔费用，以判断您必须从报名费、参展商、赞助商和其他资金来源筹到多少钱，这项资讯会有助于设定合理的报名费和订定赞助商等级。
寻找资金来源。带着您的活动目标、焦点人物和赞助商等级等资料，寻找适当的潜在参展商和活动赞助商。
活动开始前12周
和焦点人物签订合约。然后向焦点人物取得一些宣传资料，如照片或生平简介等。安排交通和住宿。
与赞助商签订赞助协议。向每一家赞助商取得宣传资料，如公司标志等。
确认报告者。再次确认您的人脉网路，找出可能的报告者，包括主讲和司仪等等。确认每一位报告者的意愿和时间，然后开始将他们列入活动流程。
确认余兴表演、外烩餐饮、交通管制和保全等事项。找到活动承包商并预约日期。
取得活动许可和责任保险。向当地主管机关洽询活动是否需要餐饮许可、噪音许可、看板悬挂许可、道路封闭许可或警力保护。责任保险必须能给付人员受伤、财产损坏和其他的活动事故。
用品牌包装活动。为活动打造与众不同的外观设计，在宣传资料、活动布置和活动赠品上都套用一致的外观。
开放报名。您的线上报名表格必须切中要点，且不能遗漏有关抵达时间、饮食限制和T恤尺寸等实用的后勤资讯问题。
宣传活动。打造活动网站，在社群媒体上建立活动页面。在主讲人和知名来宾确认出席时立刻张贴更新，轰炸您想触及的民众。发送新闻稿到相关的媒体机构。
活动开始前4周
和报告者及活动承包商签订合约。
购买或租用必要用品。询问承包商预期您提供什么样的设备。联络活动场地，询问他们是否会准备一些必要用品。如果没有，赶紧找到供应商，购买或租用那些用品。准备活动赠品，如礼品和产品样本。
取得所有演讲和简报内容的副本。向焦点人物和其他报告者索取演讲和简报内容的副本，确认内容适当，如有必要，联络报告者一起调整内容。
建立活动节目表和脚本。为天候恶劣或出席人数过少的情况安排备案。
召集志工。判断人员安排上的需求，然后公开发送志工邀请。您可以利用线上志工报名表询问有志人士的相关技能和兴趣，以便为每一位志工找到最适合他们的职务。
活动开始前1周
报名截止。
寄出大会资料袋。资料袋中应包含活动节目表、菜单、报告者相关资讯、其他与会者的联络资讯，或其他能协助活动达成目标的实用资讯。这时也是调查与会者对活动有何期待的好机会。如果您的活动有App，也请让与会人士知道如何下载。
为报告者安排媒体采访。联络相关媒体机构，告知活动的报告人名单，试探他们的采访兴趣。然后联络报告人，告知采访机会。准备媒体采访证。如果可能的话，请在活动场地规画一个采访专用的空间。
活动开始前1天
为每一场演讲和简报准备备份的纸本和数位资料。万事警慎最好。这种高风险的大型活动总是印证了墨菲定律。
布置场地。确定所有的必要用品(包括赠品)都已运送到场。设置报到处、椅子、桌子和舞台。
举办志工行前简报。将每一位志工指派到专属的小组，由规划活动的团队成员分别集中管理。
致电媒体。确认媒体机构的出席情况。
活动当天
收集即时回馈意见。在活动的空档发送活动意见表，即时评量活动是否成功，并且在问题一出现时就马上寻求解决方案。
活动后1周
寄出感谢电子邮件。分别针对与会人士、志工和报告者撰写感谢稿。强调活动的好成果，例如出席者众多、对话交流有建设性或大家的回馈都很正面等等。
在邮件里附上活动后调查问卷。利用活动后调查问卷评量活动成败，并开始为下一场活动做热身。分别为与会人士、志工和报告者打造专属的调查问卷，确保您提出的问题都确实与受访者相关。
一场线上活动的终章，并不是会议结束、腾出场地，要想发挥出更好的效果，会后的二次传播和效果评估也不容忽视。
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这次线上活动效果如何？参会者对产品的反馈怎样？哪些环节是用户在意的、哪些是无关紧要的？如何获得更清晰的用户画像？下次线上活动要怎么做才能更好？
这些关键问题的答案，都需要数据来提供。
线上活动中的所有内容，包括嘉宾致辞、参会者提问、投票结果、互动数据、观众在不同环节的停留时长等数据都会在红星[TEL:136 0806 8886]平台自动统计。主办方在线上活动结束后可以查看参会者的详细信息、线上活动各环节的数据，为下一场线上活动的举办提供借鉴。
毕竟，没有哪家公司会只办一场线上活动。
红星[TEL:136 0806 8886]支持直播回放便利二次传播
线上活动结束后，还需要继续为产品造势。通过直播回放，将线上活动上值得纪念的时刻、嘉宾金句等设计成海报对外宣传，在短视频等各媒体平台持续推广，让线上活动的热度持续一段时间。
