第一、大小如果挑选的会场太多，而参加会议的人数太少，导致最后坐位空了很多，就会给人一种非常冷淡，行业不景气的感觉，而如果会场选择的太小，参会人员太多的话，就会导致参会的人都挤在一起，虽然看起来比较热闹，但是却显得主办方非常小气，也根本没有办法把这一次会议开好。最好的就是找一个大小合适的房间，这样就不会出现上述那种感觉了。
第二、地点如果这一次的会议属于临时召开的，过一两个小时就结束的话，就可以把会议场地安排在参会人比较集中的地方，但是如果这一次的会议时间超过一天的话，会议公司在安排会议场地的时候要把地址安排在尽量离参会者比较近的地方，免得参加会议的人把时间花在路上。
第三、设备设备指的是会议现场的录音设备、照明设备、音响设备、通风设施、服务设备等等各个方面都要齐全，对所有的这些可能在开会时候用到的设备，工作人员都要一一的对它们进行检查，不然如果在举行会议的时候不小心出了状况就没有办法进行应对了，也会让参会者产生不好的感觉。就比如说停车场吧，所找的会议场所必须要有停车场，而且停车场的场地还必须要是免费的，离举行会议的地方要非常近，能够容纳参会有人的车子，毕竟现在大部分的人都有车了，很少有人自己走路过来开会的。
1、举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)；
2、研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)；
3、学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店)；
4、重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励；
5、对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。
