涉及的各个合作单位必须事先确定，你可以使用一些管理工具，这将使你更加了解活动策划的进展，并迅速联系每个单位确保展会活动以正常有序的方式进行。
最后我们想说，工欲善其事，必先利其器！客户在哪里，我们的工作重点也应该在那里！作为企业和运营活动负责人，必须紧跟时代的脚步。互联网营销模式和平台会一直变化，我们也必须运用好更高效的互联网营销工具，提升自身效率，不再让自己的员工赤手空拳上战场！
如果在活动策划活动和宣传中，你能结合一些创新的营销工具，是可以事半功倍的，为什么一说到活动策划宣传执行，很多人就觉得很吃力而且最终效果一般，这除了自身原因外先，也有很大原因是不懂得去运用各类工具。一个好的工具，让你同样的投入，活动执行和传播效率可以提升100倍！如果打个形象的比喻，那就是现代高科技机关枪和小米加步枪的区别。同样是1000个顾客到达你的展位参与活动，运用好营销工具，你的产品宣传可以达到10W+曝光，而创统的方式，你就是只有1000人，二者的差距真的就有这么大，不信大家可以多加了解，就知道其中的奥秘了。
大型会议的组织策划往往要经过一系列繁琐的工作，若是某一步骤没做好或做到位，可能会使得会议效果不尽人意，甚至出乱子。一份详尽的策划方案能够让后期执行更加省事，但详尽的方案包含了很多事项，如会议目的、规模、时间场地、与会人员、预算、会议形式、分工等等，在策划时如何着手，要注意哪些方面呢？
一、与领导沟通了解会议目的 策划之前的沟通是必不可少的工作，了解领导举行会议的目的，确定整个会议策划的大方向，方案要体现出主办方的意图，否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么？多大规模？请哪些领导来？议程是什么？有什么特别交代的事项？
二、草拟初步方案，与领导确认 沟通之后应该将初步的方案拟写出来，交给领导来审核。因为在沟通过程中，有可能出现理解偏差的情况，把方案写到纸上，能够及时纠正，避免走偏。同时，如果领导需要修改，或者有新的想法，也可以及时加上去。
三、细化方案 初步方案确认后，就要来细化每一个环节了，这一步骤是最重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。
1、会前准备：会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。
会前准备工作量较大，会场的安排比较讲究，根据不同的会议来布置现场，同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项，可以借助会议助手软件来协助，大大减少工作量。
2、会中：物料配合、人员配合
会议每一个环节需要什么物质材料配合？工作人员在每一环节应做什么？都需要策划到位。 比如会议中有现场抽奖的环节，那是用转盘来抽奖？还是可以用会议助手软件来投放到大屏幕抽奖，人人可参与到弹幕互动？
3、会后：会议纪要、总结、宣传报道
会议结束后需不需要进行宣传报道？如果需要就要准备照片和宣传稿。会议纪要可以通过会议助手在企业微信发布，方便与会人员及时查阅，如有修改意见也可以在评论区提出。
四、合理分配工作 执行中很有可能出乱子，要懂得与同事分工合作，千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况，到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了，因此分工合作是必需的，多一个人分担处理当然会更靠谱。
五、主办人公布策划方案并宣布分工 策划方案确认完成后，由领导来公布并分配工作，这一点很重要，毕竟自己没有分工权力，同事不一定能全力执行。由领导出马，那就变成了自己分内的工作，这是不一样的性质。
完成了以上的策划工作，那么执行下去就会事半功倍。当然，在执行过程中会遇到各种各样的情况，这时就需要及时调整，灵活处理啦！
