会议策划者与主办方之间的高质量合作，不仅有助于会议达到预期目标，而且符合主办方的利益。此外，它还可以改善参与者的经验，满足三方的需求。如果我们掌握了它们之间微妙的利益关系，如何规划一个令人满意的赞助计划就不再是一个问题。
在第一届迈阿密建筑论坛上，论坛创始人安妮塔·芬特克意识到，赞助商对活动的成功起着至关重要的作用。虽然为期三天的活动卓有成效，吸引了南佛罗里达州许多著名的房地产商和开发商，与会者对论坛的评价也很高，但论坛初期的筹款情况并不乐观。”对于任何首次举办的赛事，赞助商都会对投资效应产生挥之不去的恐惧，因此赞助资金的筹措是个大问题。我还了解到，一些公司将有一个不成文的规定，即他们将在不到五年的时间内不为此次活动提供支持
了解到这一点，当funtek联系到潜在的赞助商时，他不会直接和他们讨论合作会带来多少，而是帮助他们在论坛上创造更多的发展机会，这大大提高了他们的积极性。只有当赞助人发现参与的价值时，他们才愿意首次赞助任何活动。
Funtek终于找到了愿意合作的伙伴，梅西百货，但对方表示愿意提供支持，但不想赞助资金。
因为赞助资金需要通过企业流程审批。Funtek并不气馁，但与梅西百货达成了进一步的合作协议，最终梅西连锁店同意为论坛提供礼品袋。礼品袋不含护肤传单和男士古龙水试穿。每个参加论坛的人都可以得到这样一个礼品袋，参与者一进入会场就可以参加活动，对梅西百货公司起到了很好的宣传作用。”但这种合作关系需要东道主与公司建立联系，并灵活应对合作方式，”funtek说
Funtek的经验可以扩展到会议规划：为了在竞争激烈的市场中获得良好的合作关系，必须平衡各种利益集团。如果只是为了取悦赞助商，过多的宣传信息可能会影响参与者的积极性；如果只是为了满足参与者的需求，就有可能错过一个非常有益的赞助商。随着人们对会议投资回报率要求的不断提高，会议专业人士不断探索如何平衡与赞助商之间的关系。他们认为，双方与赞助商保持密切合作，了解参与者的需求，并计划一个有创意的赞助项目，对双方都有好处。
“规划者的使命是推销黄金创意，”西弗圣地亚哥营销集团西弗集团（Seaver group）创始人兼董事长罗恩·西弗（Ron Seaver）表示，西弗已经连续20年举办了全国体育论坛。在每个论坛上，将有1000多家体育用品公司参加有关赞助和业务发展问题的讨论。他说，高质量的赞助合作往往只需要协调三大利益集团的需求：赞助商、组织者和参与者。
今天的会议活动不再仅仅是为自己的费用寻找“买家”，而是为赞助商创造满足自身利益或实现某种营销的渠道。我们必须从保荐人的角度来思考，因为不同的保荐人有不同的利益和需求。只有找到正确的需求，才能找到正确的药物和根本原因。
一些赞助商可能只是希望在合作过程中找到一些决策支持；一些赞助商可能希望通过赞助来大力推广自己的品牌，从而确立自己在行业中的主导地位。千万不要以为每个赞助商的需求都是一样的。学会询问他们的需求，耐心地倾听他们的意见。
以西弗为例，准备明年的全国体育论坛。他希望建立一种新的合作方式，与达科，一个长期的赞助商，除了命名。Daktronics是一家主要生产电子看板和记分板的公司。与Seaver合作的目的是向参赛者宣传他们新的便携式记分牌，并在参赛者和体育器材采购商中树立品牌形象。一旦得到认可，它可以带来数百万的收入。西弗已经接受了达科公司的要求，即在线和离线“武装”。他们把会议平台变成达科力品牌的大舞台。会场所有的侧屏都换成了新的便携式记分板。在论坛的官方网站上，还有达科电子产品设计的活动开幕倒计时。这个赞助计划几乎完全符合双方的需要。虽然一些赞助商的具体需求在增加，但会议策划人员对此应该保持一种接受的态度，首先要了解对方的意图，而不是直接为对方制定规则。
在满足赞助商需求的同时，不能忽视参与者的需求。我们不仅要了解参与者的数量，还要认真考虑如何创造愉快的体验，满足参与者的需求。比如，可以为参与者提供赞助商品牌的移动加油站，既方便了参与者，又对赞助商起到了宣传的作用。如果主办方是汽车公司，可以与他们协商，为会议活动提供一辆摆渡车，让与会者参加会议中心。
在制定赞助计划时，实用性也很重要。通过让赞助商提供会议服务用品（如会议用品、WiFi等）改善参与者的参与体验。任何能够改善参与体验的设施都是获得赞助的渠道。
尽管在会议规划过程中满足赞助商和参与者的需求非常重要，但最终，建立各种伙伴关系应该有助于建立净推广分数（NPS），也称为净推广分数，它是衡量顾客向他人推荐某一企业或服务的可能性的指标。它是目前最流行的顾客忠诚分析指标，主要研究顾客声誉对企业成长的影响。通过跟踪净推荐，公司可以使自己更成功。计划员完成会议目标。在寻求与赞助商的合作时，请记住，这不仅是为了获得赞助，也是为了不因过分追求赞助而增加工作难度。
所有的合作管理都是为了帮助规划者更好地为参与者服务。公司之所以愿意提供赞助，是因为他们经常希望获得参与者的资源。因此，参与者越多，赞助就越强。赞助社会活动
