会议召开时，必须事先制定会议计划。制定方案的***步是制定主题，按照主题安排事务，然后与主题衔接，所有内容都要围绕制定的主题展开。
一、在会议计划中明确接待事项的安排，根据会议时间、地点、人数、财务预算等要求，制定完整的会议计划。还要了解场馆的具体情况，以免无法应对突发事件。
二、根据人数规划场地，合理安排场地。例如，室内、室外、办公桌型或宴会型的选择要有明确的计划。如果你想有更多的特点，也可以根据想要的会议效果来安排，这样可以体现会议的质量。比如增加横幅、鲜花、天鹅绒桌布等小细节，增强整个会议的精致感。也可以放置写喉糖和矿泉水，使会场更加庄重。
三、大会设有讲台、讲台、白板、屏幕、纸笔、幻灯、多媒体投影仪等基础设备，使会议显得高端，可根据需要配备更专业的舞台、音响和舞台灯光设备，提高会议水平。
四、邀请函要提前印制发行，在产品介绍册的设计和制作中突出企业的文化知识，体现企业的优势。能够给顾客留下深刻印象，而不是平淡无奇。因此，我们必须慎重选择需要设计的产品，因为它关系到一个企业的门面。
五、会后总结会议。整合客户反馈，总结会议意见，安排客户回访等，这些事项需在会议前明确记录，以免出错。
