各汽车租赁公司的车况与司机的情况各不相同。活动策划人员最好是请熟人朋友推荐一些比较好的汽车租赁公司。如果有可能最好是去该公司了解一下其运营状况，将汽车的质量与车况进行对比。同时要注意司机的着装与工作态度。如果遇到了好司机，记下司机师傅的名字和联系方式，便于以后租车时指名要求他来服务。一旦开始建立长期的合作关系，你就会了解各种细节及其服务水平。
豪华汽车应该提前15分钟到位，预先加满汽油，车身要一尘不染。记下司机的手机号，在活动的前一晚就要把司机的手机号带在身边。
活动策划人员在租车时必须清楚每辆车的时间安排。租来接站的汽车在你的用车时间之前是否还有其他出车任务？在签订合同时必须清楚了解，如果因航班等客人所乘坐的交通工具出现了延误，或者因办理出入境手续、遗失行李等状况而引发延误，从而与预计到达时间发生偏差，并因而影响到接站时间，那么应该怎样处理？你必须清楚了解你所预订的车辆在完成了你的接站工作或接送工作后是否需要立即赶赴下一个工作点。如果活动的实际用时有可能比计划的时间长，则需要制订用车方案，同时还要弄明白用不用在活动的开始前后预留一些时间，并将多出时间的费用计入预算。
比较整晚租用豪华车的成本和只在接送客人的时间租用豪华车的成本。后者可能会在你接送客人的时间间歇接到其他出车任务，如果其他出车任务出现超时，则会耽误你的用车安排。
如果不是整晚租车，活动策划人员则不可以将任何私人物品留在车上。如果租用豪华车的方式是两次单程，则必须清楚接、送客人的汽车和司机是否相同。如果不一样，那么新驾驶员有很大的可能不清楚客人的准确下车地点，而且双方互相不认识。所以在一些大型的活动中，接送客人所使用的汽车和驾驶员最好保持不变。
活动策划人员在租用豪华车去接机时，为司机提供的标志牌要合宜——牌上要写明活动的名称而不是客人的姓名。某些客人尤其是名人，并不希望让外人知道他们的行踪，所以为他们接站要处理得迅速巧妙、不引人注意。但是如果他们喜欢受到公众的关注，那就需要配另一种做法了。总之活动策划人员一定要尊重客人的喜好。
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