【会议策划】计划会议时应注意的事项

【会议策划】计划会议时应注意的事项

时间:2019-12-20 作者:成都活动策划

大型会议策划往往要经过一系列枯燥乏味的工作,如果某一步做得不好或不到位,就可能使会议效果不尽如人意,甚至出现无序。详细的会议计划可以使以后的实施更加方便,但详细的会议计划包括会议目的、规模、时间和地点、与会人员、预算、会议形式、分工等事项,如何启动会议计划,应注意什么?

会议策划前的沟通是一项必不可少的工作。了解领导召开会议的目的,确定整个会议计划的总方向,计划要体现组织者的意图,否则完全没有用。例如,会议的主题是什么?它有多大?邀请哪些领导?议程是什么?有什么特别的吗?

沟通后,写出初步方案,报领导审核。因为在沟通的过程中,可能会出现理解偏差。把计划写在纸上可以及时纠正,避免偏差。同时,如果领导需要修改或有新的想法,也可以及时补充。

初步方案确定后,要细化每个环节,这是最重要的一步。每一步都可以按照“会前、会中、会后”的思路进行安排。

一、会前准备:会议通知、与会人员名单落实、会场安排、会场计划、会议出席情况、会议材料发放等。

会前准备工作繁重,会场布置相当精致。现场按不同会议安排,并考虑安排。对于会议通知、签到等事项,我们可以借助乐友现场会议登记和3D签到墙进行帮助,大大减少了工作量。

例如,乐友网站的大屏幕交互功能可以在网站上实现。取出手机,扫描登录码。每位参会者的头像可以在3D签到墙上增强互动感,并自动统计出席人数,及时了解会议详情。

二、会上:物资合作、人事合作

会议的每个环节都需要哪些实质性的合作?员工在每个环节应该做些什么?一切都需要计划到位。

例如,会议中有一个现场***环节。***的形式是什么?它可以节省很多东西。现场的活跃气氛也可以利用现场的互动游戏,可以通过摇动手机来完成,门槛低,更有意思。

三、会后:会议纪要、总结、宣传、报告

很可能在实现过程中会遇到麻烦。我们需要知道如何与同事一起工作,永远不要让一个人过完一生。如果有什么特殊情况,到了关键时刻,往往来不及关心***个,所以分工协作是必要的,一个人分享处理过程当然更可靠。

会议策划方案确定后,由领导宣布并分发工作,这一点非常重要。毕竟,他没有分工的权力,他的同事们可能无法完全执行。领导为自己工作是另一种性质。

如果上述会议规划工作完成,那么实施工作将事半功倍。当然,在实施过程中,会出现各种情况,需要及时调整,灵活处理。

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