企业举办会议策划,要经历哪几个阶段?

企业举办会议策划,要经历哪几个阶段?

时间:2019-9-7

其实不管你是不是策划会议的高手,倘若你只是站在举办方的立场角度上看问题,那么你必定会遇到各种困难。首先你要明了几点:会议策划你需要做什么、谁来策划会议、会议类型、会议筹划步骤等等。

1、需要做些什么

会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2、谁来筹划会议

从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。善于与人共事;善于注意小节;善于解决问题;善于与人协商;能够管理会议财务事宜;熟悉酒店运作;能够安排恰倒好处的菜单;能够熟练操作电脑;能够熟练地与视听服务公司打交道;能妥善接待贵宾和外国客人;熟知各种礼仪;行事果断、执着。

3、会议类型

销售会议

一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

年会

可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。

产品发布会

是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

研讨会

是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

专业会议

是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

奖励会议

是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

培训会议

一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的成都会议室场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。

4、会议筹划步骤

目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些:

培训;通知;教育;探讨问题;做决策;引入新事物或介绍新人员;激励;开发;展示;促进与改善;解决问题;讨论如何赢利赢利

5、会议意见统一

在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:

预计召开会议的日期;会议预计召开几天;打算在哪里召开会议;会议形式或程序是什麽;需要多大的场地;以前开过这样的会议吗?结果如何;将有多少人到会;会议预算是多少;与会者对费用开支很在意吗?打算选用什麽级别的酒店和设施;打算选用最高级的房间标准是什麽;谁来制作会议邀请函;会议需要向与会者打印相关资料吗?会议的发言人有哪些?会议需要什麽样的视听设备;需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;

与会者可以携带家属吗?打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?由谁来承担这些活动的费用。

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