所谓会议策划，是指根据会议活动的目的，对会议的相关内容进行全面深入的分析，运用科学的规划方法，对会议活动作出最佳规划的创造性思维过程。
成功的会议离不开成功的会议计划和管理。如何在充分利用各种资源的基础上，把会议活动的各个方面适当地联系起来，是会议组织者面临的一个重要问题。
在会议策划的初期，我们应该注意什么？
（1） 会议材料编写说明
一、在满足条件的前提下，根据每人的时间准备参与者信息。应注意区分与会者（如会议主席、领导和普通与会者）的角色。信息应根据参与者的角色进行准备。
二、会议材料较多时，应按会议议程顺序排列会议材料。最好把它们装订成册，做成书页，方便参与者。
三、当参训人员因角色不同需要不同的材料时，应按人员或单位将材料装入档案袋，标明材料的归属，方便参训人员使用。
四、如需向与会人员发放纪念品或礼品，应与会议材料一起准备，并装入文件袋分发给与会人员。
（2） 是的。会议通知
会议通知分为口头通知和书面通知
口头通知只适用于参加人数较少的非正式会议
书面会议通知中应注意以下几点：
一、正式书面会议通知应包括：会议议程、与会人员、会议时间、会议地点等的简要说明。
二、书面会议通知应通过邀请信、电子邮件等正式渠道发给与会人员，必要时可通过电话通知与会人员。
（3） 议程安排说明
一、正式会议开始时，一般需要介绍会议的总体过程，并将会议分为工作报告阶段、讨论阶段、工作安排阶段等几个部分，会议过程介绍需要编成正式文件，作为会议材料装订成册主人。一般来说，如果没有会议主持人，可以有会议组织者介绍会议过程。
二、在安排会议议程时，应考虑会议时间，会议时间尽量安排在正常工作时间，如9:00-11:00或15:00-17:00。如果是跨日会议或占用午餐和晚餐时间的会议，则需要考虑是否安排住宿。
（4） 是的。场馆布局注意事项
一、正式会议的地点应当事先安排，并以书面形式通知与会人员。
二、正式会议应安排参会人员座位，并准备参会人员铭牌。座位和铭牌应安排在会议前。
三、安排座位的会议场所，应提前将会议资料袋放置在座位上。
四、当需要使用视频投影或视频会议时，应对场馆的投影仪、混音器、窗帘、话筒等设备进行调试。
