会议策划前期工作应注意什么?

会议策划前期工作应注意什么?

时间:2020-9-15 作者:成都年会策划

所谓会议策划,是指根据会议活动的目的,对会议的相关内容进行全面深入的分析,运用科学的规划方法,对会议活动作出最佳规划的创造性思维过程。

成功的会议离不开成功的会议计划和管理。如何在充分利用各种资源的基础上,把会议活动的各个方面适当地联系起来,是会议组织者面临的一个重要问题。

在会议策划的初期,我们应该注意什么?

(1) 会议材料编写说明

一、在满足条件的前提下,根据每人的时间准备参与者信息。应注意区分与会者(如会议主席、领导和普通与会者)的角色。信息应根据参与者的角色进行准备。

二、会议材料较多时,应按会议议程顺序排列会议材料。最好把它们装订成册,做成书页,方便参与者。

三、当参训人员因角色不同需要不同的材料时,应按人员或单位将材料装入档案袋,标明材料的归属,方便参训人员使用。

四、如需向与会人员发放纪念品或礼品,应与会议材料一起准备,并装入文件袋分发给与会人员。

(2) 是的。会议通知

会议通知分为口头通知和书面通知

口头通知只适用于参加人数较少的非正式会议

书面会议通知中应注意以下几点:

一、正式书面会议通知应包括:会议议程、与会人员、会议时间、会议地点等的简要说明。

二、书面会议通知应通过邀请信、电子邮件等正式渠道发给与会人员,必要时可通过电话通知与会人员。

(3) 议程安排说明

一、正式会议开始时,一般需要介绍会议的总体过程,并将会议分为工作报告阶段、讨论阶段、工作安排阶段等几个部分,会议过程介绍需要编成正式文件,作为会议材料装订成册主人。一般来说,如果没有会议主持人,可以有会议组织者介绍会议过程。

二、在安排会议议程时,应考虑会议时间,会议时间尽量安排在正常工作时间,如9:00-11:00或15:00-17:00。如果是跨日会议或占用午餐和晚餐时间的会议,则需要考虑是否安排住宿。

(4) 是的。场馆布局注意事项

一、正式会议的地点应当事先安排,并以书面形式通知与会人员。

二、正式会议应安排参会人员座位,并准备参会人员铭牌。座位和铭牌应安排在会议前。

三、安排座位的会议场所,应提前将会议资料袋放置在座位上。

四、当需要使用视频投影或视频会议时,应对场馆的投影仪、混音器、窗帘、话筒等设备进行调试。

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