会议活动策划的过程是什么?会议的重点是什么?

会议活动策划的过程是什么?会议的重点是什么?

时间:2020-9-15 作者:成都广告策划

年会、表彰会、座谈会、报告会、联谊会、交流会、研讨会等会议种类繁多,不同的会议有不同的目的和重点,也需要有针对性地进行方案策划。今天,我们将选出最常见的三类会议展览,如何进行会议策划

每年年底,各企业将召开年终总结会,回顾公司过去一年的业绩,梳理存在的问题,展望公司未来。年会本质上是企业内部的自我分析会,具有一定的私密性和封闭性。然而,由于年会的话题属性,年会的“公关”效应逐渐开始形成。哪家企业有好的年会,哪家企业请明星演出,哪家企业在年会上给员工颁发了XX奖等等,这些都会涉及到行业内外的资金沟通方式对企业形象输出有影响。

由于晚宴的存在,年会的时间一般安排在下午或晚上,地点是酒店宴会厅。你可以聘请专业的主持人,也可以选择优秀的企业内部人员。年会项目也是如此,可以为每个部门制作1-2个项目,也可以邀请表演嘉宾。在准备阶段,做好材料采购工作,包括***礼品、游戏道具、座卡、装饰品、***箱、横幅、奖券、鲜花等,并安排相关人员到现场拍照、录像,方便材料的录制和宣传。活动时间应提前通知各部门,并要求各部门按时参加。

在流程安排上,通常由主持人主持年终总结会,并宣布年终总结会正式开始。然后各部门和项目负责人登台做年度报告,总结各部门的成绩和项目进展情况。随后,总经理出席会议并讲话,总结企业年会,提出新一年的目标和计划。接下来,主持人宣布领队向优秀员工颁奖,颁发荣誉证书和奖金,并合影留念,然后邀请优秀员工代表作颁奖发言。

接下来,年会的演出正式开始。每组节目依次上台演出。主持人将介绍相声,挑起气氛,最后对演出进行投票。然后得票最多的节目将在舞台上获奖。表演过程中,可以穿插一些团队游戏,并邀请员工表演团体游戏,如抢凳子、筷子、气球等,以促进现场气氛。最后,董事长总结讲话后,晚宴正式开始,大家举杯共同祝愿企业在新的一年里更加辉煌。会议期间,部门领导与员工相互敬酒,增进感情。最后,晚宴结束,主持人邀请全体工作人员合影留念,年会正式结束。

一般来说,年会的议程是相对固定的,主要通过抽奖、颁奖、晚会等形式产生话题并传播。毕竟,每个人都羡慕那些对员工慷慨大方的企业。在员工福利方面不遗余力的公司自然会成为业内讨论的对象,年会也是一个很好的自我展示的平台。但除了对外公关,年会更注重内部公关,那么在预算有限的情况下,一个好的年会的关键是什么?

首先,要调动各部门的数据和案例进行总结,少用形容词,多用“次数”和“动词”,这是一次“务实”的年会。因此,年会应该有一个总结和排名,综合考虑市场环境、竞争对手等外部因素,让内部员工能够发现自己的成绩和不足。二是年会始终坚持奖惩并重,不仅要发现问题、纠正问题,还要对优秀的部门和个人给予足够的肯定,充分调动员工的积极性,巩固企业的归属感。第三,总结与展望并重。总的来说,年会的内容是总结部分和展望部分三到七次会议的比例,看到新的市场变化,鼓励员工不断提高能力,在新的一年里取得巨大成就。

为了塑造行业影响力,一些企业或平台将率先举办行业论坛,邀请众多业内知名人士齐聚一堂,分析行业形势,预测行业趋势和热点,形成意见碰撞,巩固共识,并促进行业交流,同时主办方将在论坛活动中逐步树立行业话语权和权威性。

一个成功的行业交流论坛必须具有时代感、针对性、主题的现实意义,围绕核心主题展开有价值的探讨。一个成功的行业论坛可以为人们提供一条思考的道路和富有创意的精彩观点。因此,论坛邀请的嘉宾非常重要。应该找到那些在行业中积累了很长时间的人,比如大亨、专家、学者等,他们在行业中有一定的声誉和权威,能够发表有见地和深刻的评论。而主持人是业内最优秀的人,要有广博的知识面,能够在镇上生活,与现场形成共鸣和互动,善于引导话题。除嘉宾外,还可邀请部分媒体录制、发布相关报道进行宣传。

在活动筹备阶段,要采购场地布置材料,筛选论坛场地,预测参会人数,选择合适的场地,摆放相应的材料,并进行圆桌、讲台、横幅、音响、LED投影,讲台、座位等要有安排,现场要不断调整,保证良好的视觉效果,方便图片、视频等现场的录制和推广

发出相应的邀请函时,邀请函应简明扼要,用真挚的文字,包括时间、地点、规格、主题、嘉宾和邀请函文字。邀请函必须提前发出并传达到位,以便为对方准备论坛发言预留足够的时间。值得一提的是,一些主办方会要求嘉宾提前将演讲稿送审稿,以避免敏感话题、离题和软弱无力。

在议程设置方面,除了嘉宾对不同话题的演讲外,还可以设置辩论话题,营造冲突感和参与感。论坛的整个过程相对简单,包括出席、开幕、主题演讲、座谈会、合影、闭幕和晚宴(可选)。在论坛中,应制作会议纪要,包括文字、语音、图片、视频等形式。

一般来说,公司内部座谈会的主题往往比较直接,比如企业文化建设、项目创意、重要决策的讨论等,而会议的整个过程并不复杂,所以策划会比较简单。重点还是要有参与意识,引导大家的发言回应自己的想法,以诚恳的态度去面对和组织,然后保证落实,而不是做一些肤浅的工作。这种形式的论坛是一种良性循环。

首先,确定时间、地点、参与者、目的、主持人、负责人等因素。场所可考虑公司会议室、酒店等场所,或在公司集团建设中相互渗透的形式。计划中要做好预算和时间安排。预算大致包括交通、娱乐、场地、伙食等费用。在时间安排上,要合理、宽松。从集会、出发、游戏、座谈会、用餐、休闲活动、回程等各个环节控制时间。

会议的主题和目的可以是沟通公司日常管理工作中的问题,提高公司的经营效率,或者让团队明确公司的战略目标和计划,在此基础上,对个人和部门做出具体的计划,或者强调员工的主人翁意识,发挥员工的主观能动性,为公司创造更多的利益提供创意之路,总之,其目的必须围绕公司的发展和员工的进步。

在会议过程中,主持人通常先做开场白,明确会议的目的和安排,然后由负责人发言,然后主持人抛出相应的话题,邀请所有成员讨论和表达自己的感受,录音员以文字和音频的形式记录每个人的想法,而摄影记者在专题结束时用照片和视频记录会议,主持人总结了专题讨论会的主题和观点,并在拍照后宣布专题讨论会结束。

有几点需要注意。首先,参加座谈会的全体成员必须守时,服从指挥,不要掉队,否则会给团队带来很多不便。二是爱护个人物品,注意自身安全。第三,要把临时突发事件引起的变化通知大家。第三,论坛全体成员要注重公司的整体形象,保持良好的着装和行为,营造良好的团队氛围和企业形象

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