如何避免活动策划费用的超支?

如何避免活动策划费用的超支?

时间:2020-5-19 作者:成都广告策划

任何活动计划都必须在预算内完成。如果活动计划的成本高于支出,相信负责人很难向公司解释。那么,如何避免活动计划的过度支出呢?

活动预算是活动规划的必要条件,它决定了活动的各个方面,是活动的基础。活动策划人应了解企业和参与者希望从活动中得到什么,并使用它来安排活动的目的地、日程安排和成本。

活动目的确立后,评价活动的需求成为关键。例如,场地面积要求、活动日程安排和功能规划,以及活动将在一周内举行的时间等。所有这些因素都会对预算产生影响。因此,活动策划人员需要熟悉活动的客人,如果他们在更高的层次,费用可能会更高。特殊需求,如餐饮需求,会影响餐饮成本。客人来自哪里会影响活动地点的选择,当然也会影响费用。在收集了以上信息后,活动策划人应该制定一个预算计划来帮助计算收入和支出。回顾上一个事件的历史记录(如果有的话),以帮助降低与该事件相关的成本。

活动成本一般分为以下几部分,包括客房、交通、餐饮、音像、印刷资料、行政管理、娱乐、演讲者报酬等。在每一类中,预算计划应包括三个栏目:一是预计投入,二是实际成本,三是差额介于两者之间。

遵循以上三点并不重要。很重要的一点是,你要明白你关注的是活动成本的底线。在每个费用项目中,找出与活动费用相关的内容,包括所有税费、展览费、服务费、礼品费以及一些附加费用,如场地租金等。

如果某个活动可以产生收入,例如赞助收入,建议创建收入数据表。当然,确切数字只能在会后才能知道。一般来说,大约10%的预算需要拨作不可预见费用。

028-84360888 发送短信