任何活动计划都必须在预算内完成。如果活动计划的成本高于支出，相信负责人很难向公司解释。那么，如何避免活动计划的过度支出呢？
活动预算是活动规划的必要条件，它决定了活动的各个方面，是活动的基础。活动策划人应了解企业和参与者希望从活动中得到什么，并使用它来安排活动的目的地、日程安排和成本。
活动目的确立后，评价活动的需求成为关键。例如，场地面积要求、活动日程安排和功能规划，以及活动将在一周内举行的时间等。所有这些因素都会对预算产生影响。因此，活动策划人员需要熟悉活动的客人，如果他们在更高的层次，费用可能会更高。特殊需求，如餐饮需求，会影响餐饮成本。客人来自哪里会影响活动地点的选择，当然也会影响费用。在收集了以上信息后，活动策划人应该制定一个预算计划来帮助计算收入和支出。回顾上一个事件的历史记录（如果有的话），以帮助降低与该事件相关的成本。
活动成本一般分为以下几部分，包括客房、交通、餐饮、音像、印刷资料、行政管理、娱乐、演讲者报酬等。在每一类中，预算计划应包括三个栏目：一是预计投入，二是实际成本，三是差额介于两者之间。
遵循以上三点并不重要。很重要的一点是，你要明白你关注的是活动成本的底线。在每个费用项目中，找出与活动费用相关的内容，包括所有税费、展览费、服务费、礼品费以及一些附加费用，如场地租金等。
如果某个活动可以产生收入，例如赞助收入，建议创建收入数据表。当然，确切数字只能在会后才能知道。一般来说，大约10%的预算需要拨作不可预见费用。
