对于大型会议活动，在安排、排练、正式会议活动和拆除设备的过程中，可能发生食品、休息和人工等费用。你的预算包括这些费用吗？合同是否规定这些费用应列入总帐？有没有其他的服务公司来安装设备？酒店的其他会议活动是否会影响他们的安装工作？
明确你的义务。你想为安装设备的工作人员付伙食费吗？用餐时间算小时吗？员工餐费是单独收取还是包含在签约服务公司的书面预算中？有时你不必为食物付钱，但要确保你知道。你需要付更多的定金吗？酒店需要支付其他外交安排的费用吗。灯光工程师和舞台工作人员可能有不同的用餐时间表，以确定谁负责和监督所有用餐事宜。
如果你雇佣了两个不同的服务公司，一个是舞台服务公司，另一个是视听服务公司，确保他们知道彼此的日程安排，避免冲突。理想的情况是，负责舞台的公司可以同时完成视听设备、灯光和舞台布景的工作。***找一家能提供***的公司来满足你的所有要求，但是要平衡***和单一服务的价格。你可能只需要一个简单的舞台，对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要一个复杂的舞台而只需要简单的灯光。了解提供套餐服务的公司是否有您需要的设备，或者您是否可以根据需要租用设备。你需要确保你得到的设备最能满足你的要求，而不仅仅是使用现有的设备。
在安装视听设备的工作人员到达之前，你需要做什么安排？比如吊灯是否应拆卸，入口门高度是否足够，通风口是否应关闭以防噪音等，安装工作能否***限度地顺利进行？例如，您需要为员工做好哪些准备，以确保他们获得最多的工作时间？当然，你不想在安装团队到达后等其他人离开大厅和走廊。你必须比他们早到，为他们的到来做准备。
了解所有可能的额外费用。例如，在总账单中，人员工资和电费是按固定标准收取还是按实际使用情况收取？根据过去在会场举行的会议活动，估计费用并列入预算。同时，预留10%的预算，实际成本低于预算要好于高于预算。另外，一定要要求一个网站的成本书面估计。
