什么是活动策划以及一场活动策划的6个步骤有哪些

什么是活动策划以及一场活动策划的6个步骤有哪些

时间:2019-11-30 作者:成都活动策划公司

  希望活动能成为爆款吗?那就要看你的活动策划得有没有意思了.互联网时代,用户的注意力极其分散,你的品牌不出来刷个存在感,刷情怀,很有可能就被忘记了.

  做活动是个不错的选择,刷了存在感,还能刷出收益.然而不是随便做个活动就能让人记住你,第一步先要用户参与进来.

什么是活动策划

  活动策划是提高市场占有率的有效行为,一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案,可有效提升企业的知名度及品牌美誉度.活动策划案是相对于市场策划案而言,严格说它们同属市场策划的兄弟分支,活动策划、市场策划是相辅相成、相互联系的.市场策划和活动策划都从属于企业的整体营销思想,只有在品牌策划完善前提下做出的市场策划案和活动策划案才兼具整体性和延续性,也只有这样,能够有效的使受众群体了解一个品牌的文化内涵.

活动方案策划包括哪些部分

  1. 策划思路

  活动方案策划首先要做的第一步就是理清楚策划思路,首先你要明确此次活动的主题,确定主思路,是企业发布会、还是年会活动,是主要商品促销、还是企业形象宣传,扬长避短提取出最重要的信息,作为此次活动的主题.保证策划思路不偏移,这是推动一场活动顺利进行的主导线.

  2. 活动信息介绍

  一场活动要把信息传递给目标受众用户,是至关重要的事情,否则这场活动就是一个空壳,华而不实,起不到任何的效果,要遵循5W2H分析法则,这是一场活动成功的关键,要知道活动目的是什么,为什么做(why),策划的内容是什么(what),活动开始时间、筹备时间什么时候,何时做(when),活动现场在哪(where),活动的主办方、赞助者、执行方、服务方是谁(who),活动的方法和流程怎么设置,如何来做(how),需要花费多少人力物力和财力(how much),活动方案策划者首先要对活动有一个整体比较清晰的认识,挑选最重要的信息,准确的传达给受众,这样才容易被受众记住.

  3. 场地推荐

  任何活动的举办都离不开场地的选择,这时候就需要根据活动类型和主题有针对性的选择场地,例如:展览活动对环境和空间布局比较高,就要选择艺术类特色活动场地,如果是会议论坛,就要挑选商业气息浓厚的会议中心,如果是发布会庆典之类的活动,就要选择酒店或者会所等场地,要找到场地和活动契合到的点,这是一场活动的加分项,还要考虑到交通是否便利、天气是否适合出行等因素.

  4. 活动主视觉设计

  主视觉设计是一场活动的灵魂,最能体现活动的主题风格,主视觉设计包括邀请函设计、签到背景墙设计、主背景板设计、活动宣传设计、宣传袋设计等,整体要协调统一,活动主视觉设计的效果直接影响到活动宣传的效果,这也是活动策划中必不可少的环节.

  5. 活动流程

  活动都是由一个个环节组成的,环节的设定同样要根据活动主题安排,如果是开业庆典活动,就离不开剪彩仪式和启动环节,从嘉宾入场到开场设计、领导讲话、节目互动,每一个环节都需要规则的制定,保证活动现场有序的进行,对于活动各部分环节的策划,要讲求创意新颖,一场活动只要有一个闪光点能被受众记住,就可以算是一个成功的活动方案策划了.

  6. 应急预案

  活动现场有很多不可控的突发性,应急方案主要针对活动现场当天出现紧急状况做出的备选方案,还要明确现场工作人员的分工,以确保活动现场的有序进行.

  7. 活动报价

  活动的花费较高,在策划的时候就要对成本就行预估,把所有涉及到的开支经费罗列成一个表格,附带上下浮动价格范围,包含舞美、灯光、音响、场地租赁、物料预估等,在活动主办方的经济能力范围内,合理的安排物料.

一场活动策划的6个步骤

一、前期确认(组什么局,对饭局初步认识)

  1.活动初衷与主题

  这次组局的的初衷是想要做什么呢?

  这个问题至少要追问自己三遍,明确想要的是参与人数、招商总额或是达成其他的目的,得出确认答案就不要再去改动.因为我们之后所有的工作,都是在这个基础上去行动;然后把初衷与主题确认,让人一目了然,把最吸引人的亮出来.

  确认活动的主题:顺口,易记,四字为佳.

  若是仲秋饭局,一家人在一起团聚,那么便是”赏月·团圆”;若是老友聚会,没有特定主题,那就不如”喝酒·我请”更为直接;若是某行业的活动,也是要找到最能勾起用户参与的痒点,并与活动主题结合在一起,让用户欲罢不能.

  2.核算活动成本

  准备出多少钱做活动,这个应该最易理解的吧?

  要对把这个局做成什么档次、规模以及表演节目等预设做好,成本的核算是重中之重,对资金没有一个清晰的认知,便不能厘清活动的收益.

  对于成本核算可参考这个比例:

  成本预计

  项目活动场地搭建供应商物料采买差旅答谢其他费用

  费用占比40%30%15%10%5%

  3.制定时间表

  在确认要举办活动的意向时,就可以着手制定时间规划表,对之后的各项内容进行分配,确定相应的负责人和任务deadline,避免职责不清、分工不明、时间拖沓等不必要工作失误,工作可以多线同时推进,快速完成.

二、文案策划(准备什么节目,吃什么酒菜)

  1.环节设定

  环节设定,相对应的是准备的节目和酒菜,请什么样明星表演节目,请哪种菜式的大厨主勺,这是吃饭的人最关注的点,当然你可以搞点小惊喜之类助兴.

  在活动之中,便是要规划好呈现形式,权衡主办方、嘉宾、参与者、赞助商等方面的权益,如何让所有参与者满意是本环节的重点.主要围绕在:请嘉宾、做演讲、颁奖章、增互动、系情感,这五个环节上设计相应互动.

  这个环节的坑一般会发生在:

  (1)拍板人的犹豫不决,对于活动文案毫无意义的修改,以致于活动时间无限拖延.所以,文案写作者不只是要会写文案,更要懂得向上管理,如何去劝服上司、达到快速推进的目的.

  (2)根据活动场地制定环节安排,比如是有无分会场的存在,数量有为多少等.前期策划时可以暂以某个理想场地作为参考设计环节.

  2.大会卖点

  既然提到”卖点”,那自然就是要从外部获取利益的,主要针对两个方向:钱和人.

  钱谁会来出呢?自然是赞助商.那么如何打动金主爸爸呢?自然是活动能给予他们好处,对自身的品宣或者销售能带来极大的帮助,所以要把本次活动能给的权益明明白的列举出来,让人一目了然,促进销售成单.

三、招商与推广(有无金主请客,找谁来吃饭)

  1.销售和招生

  因为这两点在上面有提到,所以我合并在一起讲,根据确认的文案内容去找各自的目标全体.

  关于招商赞助,文案是基础,更多的要靠销售人员去转化成销售话术,与潜在赞助商沟通.赞助商信息的获取可在同类其他活动上寻找,也可搜索其他的潜在客户.关于招生,可以使用自身宣传渠道,也可合作其他渠道招生;活动宣传的引爆点和节奏,相信身经百战的各位会玩出不同的花样.

  2.邀请人员

  这里的邀请,主要是指活动里的嘉宾、重量级的人物.每次活动邀请嘉宾都是一个头疼的事,嘉宾的邀请难,而且变数还大.

四、活动准备(在哪吃,坐席怎么布置)

  1.场地筛选与搭建

  选择一个什么场所吃饭,是最能直面展示活动的档次.在选择时要现场勘查场地大小、环境优良、地理位置等因素,确保场地的达标.另外,同时进行对活动搭建供应商的选择,可以通过多家比价、好评推荐等方式选择最优搭建供应商,控制成本的同时,保证活动的质量.

  2.物料采买

  由之前确认的相关工作负责人给出物料清单和物料采购意向,确保物料在活动开始前5天准备完成,不会因误差等原因造成不能使用的结果.永远的Plan B、永远拥有备案,以防意外情况的发生.

五、活动现场(前面准备节目酒菜通通拿上来)

  1.人员分工安排时间表

  确认表演节目、上菜的顺序与对应人员,保证这是一场顺畅的活动,给诸位参与者宾至如归的感觉.

  这样的好处就是各司其职,每个项目都有负责人,也有流动支持的,既能有序不乱,又可以责任到人.即便是出了事故,事后追责也可以甩锅,这是当然是玩笑话.

  2.彩排与现场

  正式开场前要留出足够时间,至少做一遍流程的彩排,看现场相关人员的工作安排,检查大屏、PPT、灯光等细节,尽善尽美.

  现场发挥只要按照事先安排去做就好,发现问题及时反馈,遇到突发事件快速反应,并予以解决.现场要注意用户的情绪,随时安抚,保证活动的满意度.

六、活动后(吃好喝好,商量下次还搞不)

  1.收官感谢

  对参与用户、嘉宾的酬谢等,维持与用户的情感,一回生二回熟,下次邀请更容易被接受.

  注意活动二次宣传,充分利用好活动的影响力,并考虑怎么去扩大.我们的活动一般都是系列性、有承接的,不会是一次单独的活动,所以要为未来的规划做好铺垫,这样下届活动的运作更容易开展.

  2.复盘

  可以从两个方面展开,一是客观工作方面,就如你看到的本文内容;二是主观感受方面,谈个人在活动中的感悟.

  最后补充两点:

  1.一切准备工作都要做到活动开始之前,循序渐进,稳而不乱,各管其能,各司所职.先做方案,再去行,结果自然有.

  2.随时准备Plan B,面对突发意外才不会手忙脚乱.

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