首要，会议策划者应当清楚会议的意图，由于这一条是拟定会议预算的根底。成都会务公司会议策划者，要理解企业以及参会者想从会议中得到什么，并以此来组织会议意图地、会议日程以及会议花费等。
一旦会议的意图建立之后，点评会议的需求就成了要害，例如，场地面积要求、会议日程和功用规划，以及会议放在一周的什么时刻举行等。以上一切要素都会对预算产生影响。
会议策划者需求了解会议客人，假如他们的等级较高，本钱或许就会更高一些。特别的需求，例如餐饮需求，会影响餐饮本钱。客人们来自哪里会影响到会议的地址的挑选，当然也会影响到本钱。在收集了以上信息之后，会议策划者应当起草一个预算方案，以协助核算收入和开支。回忆一下上一届会议的前史，假如有的话，能够参阅一下相似方面的开支，就有助于下降会议相关的本钱。
会议花费一般分为以下几个部分，包含客房、交通运输、餐饮、视听、印刷资料、行政管理、文娱、演讲人酬劳等。在每一个品种中，预算策划应该包含3个栏目：一是预期投入，二是实践花费，三是这两者之间的差额。“是否详细依照以上三点来做并不重要，重要的是要理解你重视的是会议本钱的底线。”在每一个开支项目中，把与会议开支相关的内容都找出来，包含一切的税款、展览费用、服务费用、赠品费用，以及一些附加费用，例如高尔夫沙龙的租金等。
假如说会议能够带来收入，例如资助收入，她主张制造一个收入数据表格。当然，只要在会后才干知道准确的数字，一般需求留出10%左右的预算作为不行预见开支。
避免打破预算的10种方法：
1、约束有权签字人的数量。
2、假如运用量较大，无妨租借一台传真机或者是复印机。
3、相同的房间组织相同的AV装备。
4、联络已在该城镇里表演的文娱明星为本次会议表演。
5、运用你自己的活动挂图和符号。
6、供给一般早餐。
7、缩短招待时刻。
8、经过消费量来预定餐饮，而不是以均匀每人耗费的数量来核算。
9、削减晚宴上菜点的数量。
10、供给清淡午饭。
