活动策划执行公司不管举办什么样的活动，都难免会出现一些意想不到的突发状况，今天就拿客户答谢会来说明，究竟在遇到这些突发状况的时候应该怎么应对呢？一、天气情况1、提前三天查看天气预报，了解举办当天的天气情况，当天上午通过短信方式向种博会（种业博览会）发送天气状况，进行温馨提示
2、如果预计活动当天有雨雪天气:需在提前一天短信提醒种博会（种业博览会）带好防寒衣帽、伞等物品出门;活动当天准备好备用伞、纸巾等物品;若活动当天有道路、场馆门口积雪等状况，需及时协调场馆负责人清理车道、布置防滑设施和防滑提示
3、若天气预报活动当天情况极端恶劣，严重影响客户出门，则需提前2天与领导商议，看是否推迟答谢会;若有时间变动，第一时间通知客户。
二、安全问题1、场馆外安全做好场馆外安全提示、道路指引等，关注可能引发安全问题的因素，及时提醒注意2、场馆内安全①询问相关部门，此类大型活动是否需要报备;②场馆内安全通道需保持畅通;③活动正式开始前，主持人需提示种博会（种业博览会）注意事项:注意人身和财产安全④场内安排2名安保负责人员。3、种博会（种业博览会）人数超出预计①物料中是按照2500人规模的来访量预估的，客户礼品、水等物品按照3000-3500份准备;留出预备量;②整个场馆本身可容纳4000人，另外让活动公司准备了500把宴会椅，可保证到场种博会（种业博览会）座位充足;③种博会（种业博览会）人数超出预计时，安保方面要提高注意力，有机动人员可随时调动。
4、种博会（种业博览会）人数严重不足①要求两个项目在进行客户邀约时，务必要与客户约定好时间，发放入场券时要算好种博会（种业博览会）数量，尽可能保证拿到入场券的种博会（种业博览会）均可到场;②场馆布置时，会采用作为集中布置的方式;种博会（种业博览会）到访后，引导种博会（种业博览会）集中入座，不要呈放射状散座。
5、客诉问题①活动当天可能会有问题客户找公司领导反应问题、投诉等，在此之前，两个项目销售经理必须对问题客户进行摸底，并确认客户邀约的方式，事先进行安抚工作;如果要邀约问题客户，则要更为谨慎，要表示出公司的诚意，避免客户觉得自己被排斥而借机闹事;②对于存在客诉倾向的客户，销售端整理完客户资料后，在筹备活动期间，将客户情况向工作人员和领导做出说明，让大家有所准备，确保在活动当天客户若有闹事现象时，现场人员可以及时反应、万早进行客户安抚;③活动当天，希望两个项目的销售负责人、客服负责人在场，如果发生客诉，可以第一时间清楚客户问题，防止客户借故闹大事件影响。④对于客诉的应对原则:及时安抚情绪;与大多数人隔开、单独解决问题;将负面影响控制在最小范围内。
三、活动往意事项1、项目策划需充分做好活动宣传和客户召集工作，将媒体资源用足;利用好短信平台，及时向客户发布答谢会进度信息;2、销售部门要尽可能够邀请客户到场，除了业主之外，也可邀约有挖掘潜力的意向客户，提前通知客户，确认好最终人数，避免出现预计人数与实际人数相差过大的现象;3、建议活动当日所有的工作人员着西服，佩戴工作证;活动当日的接待中，工作人员要保持良好的精神状态和热情积极的态度，以家人的感觉接待到场客户，让种博会（种业博览会）感受到温馨舒适的氛围;4、因此次答谢会并未在座椅上张贴号码，种博会（种业博览会）是按照坐席区域分区入座，需引导客户尽量靠前就坐。
5、活动现场的安全也是一个比较重要的事项，可与向物业寻求经验，将应急预案细化，维护好现场秩序。
