大型会议相对普通小型会议来说，会有更多的开支，比如会议前期的彩排、会议庆典用品的拆装、人工等等都会产生费用，会议策划书的总预算中包含这些开支吗？在拟定的合同中有没有这些开支的总账单呢？
下面成都会议策划公司红星公关就这对这一块问题来给大家做详细介绍。大型会议策划现场搭建注意事项你要不要支付安装设备的工作人员的伙食费？就餐时间计不计入工时？员工伙食费是另外计费，还是含在合约活动公司列出的书面预算里？有时你是不必支付伙食费的，但要确认清楚。你是否需要多交布场押金？酒店布场是不是需要另外交布场费。灯光师们和舞台工作人员就餐的时间安排可能不同，确定有谁负责和监督所有的就餐事宜。视听设备的卸车和安装是否有要求？在安装视听设备的工作人员到达之前，需要进行什么安排？比如，吊灯要不要拆卸，进场的门高度够不够，通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行？又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间？你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道，你必须比他们先到场，为他们的到达做好准备工作。还有什么额外开支需要列入预算？了解所有可能发生的额外开支。比如，总帐单中，人员工资和电费是定额收取的，还是根据实际使用量收取？根据该场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支，将估算值列入预算。同时，留出预算10%的预备金，实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要索取场地书面的开支预估。试听设备的搬进搬出，安装拆卸都要多久？
如果你雇佣两家不同的活动公司，一家负责舞台，另一家负责视听，那么一定要保证它们清楚对方的日程安排和时间表，以避免冲突。最理想的情形是：负责舞台的活动公司能够同时完成视听设备，灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的公司，但是，要权衡全套服务和单独服务的价格。你可能只需要一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要复杂的舞台却要求有简单的照明。了解一下，看着提供成套服务的活动公司是否拥有你需要的设备，或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备，而不是单单使用现有的设备。
