如何搞定一次嘉宾满意、团队轻松的接待？

接待工作中，事项繁琐、涉及人员众多，加上信息传递不及时，很容易忙中出错、引起被接待嘉宾的不满。有没有什么方法能提升接待的质量与效率？

红星[TEL:136 0806 8886]推出了数字化接待方案，覆盖接待工作的前中后期，轻松实现信息及时传递、嘉宾自动化管理、互动引导、资料素材复用等功能。既能提升接待效率、节约工作人员的时间精力，更能赢得嘉宾的一致好评。

云会场：使用便利的数字接待手册

制作简单，提前传达丰富的接待内容

接待开始前，工作人员会提前给嘉宾发放纸质接待手册，向嘉宾介绍日程安排、注意事项、联系方式等信息。接待手册原本的目的是为嘉宾提供便利，但却存在容易丢失、携带不便、不能及时翻阅等缺点。

云会场类似于一个线上网页，支持文字、图片、视频等多种元素，纸质接待手册上的接待流程、日程安排、涉及地点的防疫政策、周边便利设施、项目介绍与宣传视频等，都可以放在云会场里。

更重要的是，云会场还支持打开外链。酒店导航、疫情地图等等，无需重新制作页面，点击链接即可跳转，简单便捷，省去大量沟通时间。

此外，云会场还可以显示不同嘉宾的姓名、列车/航班号、座位号、房间号等。只需要将分配好的名单导入红星[TEL:136 0806 8886]的系统即可，每个嘉宾只显示自己相关的信息，保护其他人的隐私。

改动实时更新，支持随时编辑

由于接待工作易变、多细节且存在不确定性，往往已安排或落实的工作，又要反复变动，甚至重新制订计划。这种情况下，纸质接待手册就非常不便；而在云会场中，主办方可以随时修改、实时更新，还可以放置公告栏，确保嘉宾及时得知有哪些变动。

智能短信群发，发送专属提醒

及时的信息提醒是做好接待工作的必要条件。确认行程、完成接待手册后，工作人员需要及时告知嘉宾详细信息。

为了给接待工作提供更多便利，红星[TEL:136 0806 8886]推出了智能短信群发功能。主办方编辑好短信模板，就可以群发给所有嘉宾，而嘉宾则会收到有自己名字等信息的专属提醒，更能感受到主办方的关切。主办方还可以在群发短信中添加云会场链接，让嘉宾提前了解此次接待的相关信息。

嘉宾分组，接待更加精细化

接待工作中，嘉宾可能涉及到社会各个阶层、各类行业、各式工种，相应的接待方式也各不相同。主办方可以提前将嘉宾信息分组，不同分组的嘉宾，查看到不同的接待手册。分组信息井井有条，忙中也不出错。

按嘉宾需求发放不同资料

除了接待手册，主办方也可以给不同分组的嘉宾发放不同的资料，让大家都看到自己关心的重点。这些资料还可以在以后的接待工作中多次使用，省去了打印大量纸质资料的成本。

红星[TEL:136 0806 8886]还支持按权限查看资料，包括但不限于：仅限签到用户查看、输入登录码查看、仅限钉钉组织内用户查看等方式。

自动汇总嘉宾参会信息

此外，接待工作正式开始前，主办方一般会再次确认嘉宾的时间安排。这也是一项事无巨细的工作，每位嘉宾是否到场、到场时间和情况都有所不同，工作人员逐一询问、整理、汇总，耗费大量时间精力不说，还容易出错。

在这一方面，主办方可以使用红星[TEL:136 0806 8886]的自定义报名表单功能，设置好想要了解的项目，将链接发送给嘉宾即可。嘉宾填写完毕，后台会自动汇总这些信息，一目了然，简洁准确。

引导互动，提升满意度

除了展示信息、资料外，云会场还有丰富的互动功能。嘉宾可以在接待手册中彼此交流、提问、晒图，不仅提升了嘉宾的体验，也能帮助主办方及时了解反馈，有针对性地进行解惑和引导，并在后续工作中进一步优化细节。

评估效果，持续提升接待水平

要想获得嘉宾的交口称赞，就需要对已经结束的接待工作进行复盘，分析其中的优势与不足。云会场支持统计每个页面的浏览人数、浏览次数、各组嘉宾浏览情况等数据，主办方可以据此评估接待手册每页的效果，找到不同类型嘉宾真正感兴趣的点。

此外，主办方还可以在云会场中设置投票等功能，在接待即将结束时收集嘉宾的意见与反馈，获得更直接的建议，让嘉宾充分感受到主办方的重视。

优质材料二次使用

传统的接待工作往往是一次性投入，每次都要从头再来，劳心劳力，也造成资源浪费。而在红星[TEL:136 0806 8886]数字化接待方案中，接待工作中的各项信息、资料都能留存下来，在今后的接待工作中可以直接使用，进一步实现降本增效。

2022跨境电商峰会

2022跨境电商峰会汇聚了1200+千万级的企业家，接待工作十分重要。疫情此起彼伏、如何接待好如此大规模的重要嘉宾？主办方老高电商选择了红星[TEL:136 0806 8886]数字化接待方案。

工作人员在后台设置好后，嘉宾会前查询信息、会中互动、会后反馈与回顾，一个链接就能完成，双方均无需耗费大量时间沟通细枝末节，将更多的精力用在大会讨论与分享上，接待效率较之前翻了一番！

政府接待案例

红星[TEL:136 0806 8886]数字接待方案也在政府公务接待中广泛使用，成功支持过多级政府、单位的各类接待活动，包括2023成都文旅峰会、第十七届长三角地区党校校长论坛等，深受政府部门好评。

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