要对企业的财力以及其他资源进行评估，分析企业的资源是否支持组织一场晚会。然后，对参与晚会的员工人数进行估计，再对晚会需要消耗的资源进行大略的估计。当估计工作完毕后，再开展调查工作，得到员工人数与消耗资源的准确数据。若是没有得到准确数据，就盲目进行晚会活动策划，晚会就无法起到凝聚员工的作用，还有可能让员工对企业的归属感减少。
大型企业确定了参加晚会的员工数量、晚会长度、晚会时间之后，要向消防部门、公安部门等报备。因为大型企业召开的晚会一般有较多员工参与，可能会超过万人，如果不向政府部门报备，一旦发生意外事故，政府部门很可能无法及时进行妥当的处理。
大型企业在组织晚会的时候，必须要用有经验的人来负责晚会活动策划工作。如果让无经验的人来负责这项工作，就有可能使得晚会过程出现某些纰漏。为了保证晚会的质量以及晚会顺利通过有关部门的审批，应该任用有晚会策划经验的员工进行工作。
