什么是会务公司呢?会务公司也被称为会议服务公司,是由具备丰富会务知识、娴熟社交技能和完备执行能力的专业人员组成的综合性会议服务机构,专门为市场提供全面的会议和活动策划、组织、统筹等执行工作. 会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员,通常被称为会议官员.这些人员要通晓外语,熟悉国际会议的程序,一般都经过培训.他(她)们似乎做的都是一些具体服务工作,但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节.国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务的部门,对会议官员有一整套严格的要求.
一、会议公司类型
1、会议服务公司:这种类型的会议公司大多是以资源整合占优,它们往往拥有丰富的会议场地、会议旅游、交通、住宿等方面的会议资源;
2、会议执行公司,这种类型的会议公司的会议执行能力很强,一般执行会议的经验较多,在会议行业内也做了相当长时间,一般会提供会议设备租赁、会议舞台搭建、会议用品制作等会议执行服务,以实业为主,价格相当较低,但这类公司却没有承办会议的能力,它只是提供会议的一部分(执行)服务而已;
3、会议策划公司:这类会议公司大多是以会议策划为主,一般情况是有活动策划设计、公关公司兼营或转型而来,因此这类会议公司有着良好的客户服务意识和方案创作能力,可以很快的博得客户的认可,这说明它们的前期工作做得很到位,但会议的执行经验却不很强,往往会出现会议执行过程中漏洞百出以致于会议失败的效果. 二、会议服务内容 1、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;
2、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上; 3、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;
4、记录会议的进行过程及代表的发言内容;
5、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书.注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求.有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求. 6、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等.发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发.为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还; 7、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;
8、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;
9、接听紧急电话并通知所要求的通话人.会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声.秘书接话应轻声.其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场.
10、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用.
三、会议服务流程 1、策划 作为专业的活动策划代理公司,我们提供活动策划企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等.
2、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择譬如在预算范围内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、活动策划交通流程、接待流程等.
3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及活动策划设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务. 4、确定 这个时间需要的是耐心与细致我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议.
5、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华.不管设想如何,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以活动策划的圆满结局为一致奋斗目标.在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行.
6、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算.
