为了让各种类型的会议顺利召开,市面上出现了许多会务公司.与会议公司注重策划不同,会务公司则更注重具体的执行,下面小编就具体的讲解一下会务公司的工作流程以及收费标准一、会务公司工作流程
1.会议准备:明确人员分工,将具体人员分工情况裂一份详细的清单,方便快速的找到相关负责人.
2.资料的搜集与整理:会议指引、会议回执单、会议使用文档等等这些都要准备好. 3.会议通知:会议通知的撰写,要严格按照通知的格式,书写正确的会议通知,及时发放.
4.回执的收集:确定参会人员信息,确定与会人数、姓名、性别、职务、联系方式等等. 5.资料的印刷与打印:确定会议是否要用到电脑,如果需要,事先将所有需要展示的资料储存到相应的文件夹内,并告知相关人员,以便用时可以快速的找到.需要印刷的资料需要及时的联系印刷厂商,确定印刷价格、印刷完成及到货时间.列出打印清单及打印分数.将必要的文件整理好放入文件袋内,及时的进行资料的发送.
6.住宿:联系多家酒店,对比之后进行预订,确定酒店价格、房间类型以及入住人数.
7.接机:确定接机人员名单,联络方式及到达时间,预订相应的车辆进行接机. 8.餐饮形式:确定用餐地点及用餐形式.
9.文具准备和领取:准备好笔、本子、草稿纸等所有的办公文具.
10.会场:会议场地的预订和会场的布置,桌椅的摆放等等是否到位.
11.摄影:提前联系相关摄影事宜.
12.礼品:会议礼品的预订.
13.回程安排:与前台联系,确认回程人数姓名、时间,预订回程票.
14.会后活动安排:提前联系会后活动场所,预订相关车辆.二、会务公司如何收费的 总体来说,选择不同的会务公司,收费标准却一般会有很大的区别.一般公关或者活动策划公司的收费标准较高,注重策划、宣传,其他具体服务项目也需要下游会议服务公司配合完成. 会议服务公司,由于自己拥有会务工作配套的设备、制作、搭建资源,省去了中间环节,因此收费标准会比策划公司降低不少. 具体来说,会务公司并没有统一的收费标准.一般会务公司会收取10%15%的会务策划及流程费用,但会议场地租赁、设备租赁、人员服务、餐饮住宿等这些费用才是会务公司的主要收入来源.此部分费用会因会议主办方的选择类型不同,价格呈现几何级的增长态势.比如在成都,举办一个平均10万左右的会议,会议服务公司可能10万以下即可完成,如果选择策划或公关公司可能会达到15万或者20万不等.当然选择会务公司,价格是一方面,其他因素也应有所考虑.
