一场会务活动从开始到结束,会务公司的服务流程决定了会务能否成功举办,作为专业的营销咨询公司,根据多年的会务接待经验总结了会务服务流程,以及在会务策划的过程中要注意哪些事情?希望可以帮助到需要会务策划的企业
一、会务策划流程
1、会前准备工作
1.1.组织会务班子,明确工作职责.大型会务还要制订详细的会务工作方案.
1.2.发出会务通知.包括会务名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围.
1.3.印制会务日程,编排好会务程序,制定注意事项.
1.4.大型会务要编组并提出小组召集人、讨论地点.
1.5.大型会务要印制会务凭证.如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等. 1.6.会场布置.会场布置要充分体现会务气氛.
(1)悬挂会标、徽记、旗帜等.
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒,并保证音响效果.
(3)确定会务桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确. (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效. (5)摆放适量花卉. 1.7.后勤服务工作.大型会务要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排. 1.8.做好会务发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作. 1.9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况.
2、会间组织与服务工作
2.1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况. 2.2.搞好会务签到、材料分发.
2.3.落实主席台领导、发言人是否到齐. 2.4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座.
2.5.维持好会场秩序.会务开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机及bp机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场. 2.6.做好会务记录,写好会务简报.
2.7.组织照相.
2.8.为与会人员预定车票、机票等.
3、会务善后工作
3.1.会务结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等.
3.2.组织送站.根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等. 3.3.做好会务文件的清退、收集、归档工作.
3.4.做好会务报道工作.二、会务策划注意事项
1.会务场地布置 根据会务的人数和目的,可以选择课桌式,宴会式,剧院式等各种台型布置.一般会务公司会根据您的要求来设计特别台型,增加横幅、活动策划画等等,让您的会场更显尊贵.
2.会务接待
找一家经验丰富的会务公司,他们可以提供各种类型的会务服务咨询,并可以根据您的会务目的,人数,财务预算及其它各种特殊项目制作一项属于您的会务策划.
3.活动策划产品设计与制作
安排设计会务产品展示,印刷邀请函和胸卡会务主题或产品介绍书.
4.会务设备
一般性的会务设备有:主席台、演讲台、无线(有线)麦克、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、指示牌、签到台等,高等级的会务将根据要求提供专业舞台、音响扩音系统、同声传译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等. 5.会后总结 为使会务有一个更圆满的效果,要花功夫整理会务资料,统计客户名单、地址、整理归档客户反馈意见、总结会务意见,安排客户返回等.
