成都大型商场开业庆典活动策划范本

成都大型商场开业庆典活动策划范本

时间:2022-1-19 作者:成都会务公司

  超千人大型活动策划要注意些什么问题,活动执行中如何协调各个组别。越是大型的活动出现意外的情况就越多,怎么有效预防?想必这些都是在活动策划前组织活动的负责人需要注意的问题,下面红星就做了一份超详细的大型活动策划案例给大家作为参考。

  一.活动执行组织架构及各组职能

  各组职能:

  总经理:负责项目的统筹与协调工作,协调好各部门间的工作。提出项目的策略,决定策略是否实施,监督经费的使用状况,监督各项工作的进展。及时听取各部门的意见,努力解决各部门所遇到的问题。邀请当地有声望的官员以及相关人员,出面处理与各媒体之间的关系。

  客户接待组:会前邀请客户参加活动,及时将活动的相关信息传达至各客户。将客户的意见与建议搜集,统一整理并上交至总经理处,做好各客户的解释工作,将需要客户配合的事项以及相关促销政策准确告知于各客户。

  媒体关系组:活动现场负责媒体的接待工作,不冷落记者,负责记者礼品的发放,最好后期跟踪的工作,评估媒体的宣传效果,维护与媒体的良好的长期工作。

  活动执行组:协助策划公司布展及相关工作的支持协助,做好活动现场的管理工作,根据实际情况,及时向上级汇报各项工作的进展工作。

  对外联络组:负责当地政要、商业精英、兄弟机构以及专业协会组织、社会团体的告知、邀请、接待以及后期维护工作。

  保安组:负责现场的巡视工作,引导车辆的通行,保管好顾客的物品以及交通工具,发生特别事故时,及时处置,冷静操作。以免事态向不可控制方向发展。发生突发情况及时向上级报告。

  紧急预案组:负责紧急预案的制定与具体实施工作。将可能发生的各类情况列出清单,上报总经理处,加强现场的巡查力度,确保不发生任何隐患,在布展的过程中,应协助整个布展的过程,确保工作流顺利进行。加强与110、120、119之间联动关系的建立,确保活动当天能够快速处置,紧急做出积极措施。

  二.现场布展

  (一)现场布展方案(详细见设计图及报价表)

  (二)活动流程方案开业庆典活动流程时间事项序工作内容责任人

  07:30—08:00

  工作人员到位

  1.检查确认电源及备用发电机情况,准备好各媒介的接待工作。

  2.检查确认会场布置及停车场,配合公安交警安全和交通指挥工作。

  3.检查确认嘉宾接送车辆的到位情况,并按指定位置排放好。

  4.检查确认签到处、签到用品。

  5.检查宣传资料、礼品等,作好迎宾准备。

  6.舞台区域电源线再检查。

  7.安排好现场执行的各个环节。

  8.礼仪小姐、主要礼仪人员衔接。

  08:00—08:30礼仪人员到位

  1.与公安、交警衔接,再次明确现场秩序维护方案与要点,再次明确交通路线和各车辆停放位置和细节。

  2.与政府协助人员一起再次明确迎宾准备。

  3.主持人与主负责人最后确认流程有无增改。

  4.衔接音控师,背景音乐播放。

  5.舞狮队现场就位。

  6.礼仪小姐就位:停车场、签到台、临时休息区、主席台。

  7.摄像师到场,选景,全程采写,直到仪式结束。

  08:30—09:00

  暖场

  1.舞狮队在主会场暖场表演。

  2.音控师播放背景音乐。

  09:00—09:30

  迎宾

  1.接待媒介记者,记者介绍会场安排情况,明确摄影、摄像及采访区域。

  2.负责安排设置警戒线和维持秩序。

  3.负责媒介记者的签到及标识发放。

  4.负责应邀嘉宾的接待工作,嘉宾签到、配戴胸花、发放资料等。

  5.保安指挥区分贵宾、嘉宾及其它车辆到指定地点停放整齐。

  6.礼仪小姐迎宾,接待领导至签到台签到、佩带胸花,引至主席台就座。

  7.确认致辞、剪彩来宾到位情况,与主持人衔接。

  09:30—09:38

  舞狮表演

  1.迎宾队伍引导嘉宾就位嘉宾区,舞狮队表演。

  09:38—09:40

  典礼开始1主持人上台宣布开业典礼正式开始。

  09:40—09:45

  介绍重要来宾

  1.介绍参加开业庆典的领导名单,并请领导入座。

  09:45—10:00

  领导致辞

  10:00—10:05

  剪彩

  开业剪彩仪式,主持人宣布剪彩嘉宾为学院开业剪彩并按下启动台,鸣放礼炮,xx电商学院成都分院正式开业!

  10:05—10:10

  点晴

  领导为瑞狮点睛,瑞狮彩青。

  10:10—10:28

  参观学院领导1瑞狮引导领导嘉宾至学院内参观,礼仪小姐工装整齐排列于学院电梯两边恭迎(同时广场大舞台上进行热舞表演庆祝xx电商开业礼成!)。

  10:28—10:40

  宣布喜讯

  宣布“参加电商讲座,有机会与xx共进午餐”的喜讯。

  10:40—12:30新闻发布会及讲座

  新闻发布会及电商讲座开始,邀请来宾移步新闻发布会场.xx学院在讲座入口处给每一位参加电商讲座的观众发放一份表格,表格内容包括卖家信息填写表格/优惠券/礼品领取券(付定金后送礼品),参与者现场填写表格放入抽奖箱,还可有机会中大奖.

  12:30—14:00

  中午休息。

  14:00—14:20

  宣布获奖名单

  现场暖场,宣布上午获奖名单。

  14:20—14:40

  电商诊断

  宣告下午活动流程,电商诊断开始。

  14:40—16:00

  诊断及抽奖

  电商讲座及电商开诊;抽幸运大奖(客户凭付费单参加抽奖,不管价格多少均可参与活动一次,幸运客户可以获得惊喜大奖)。

  16:00—17:00

  大家都来猜猜

  主持人念出客户的名称,让大家猜这个卖家加入xx后业绩提升百分之几?其中猜得最接近将获得礼品。

  17:00—17:10

  讲座结束

  宣布明天进行xx午餐拍卖,拍得者可以与xx共进午餐。

  三.活动排期

  (一).开业前十八天,确定主要事项:

  1.确定参加开业典礼的人员名单。

  2.舞台就位的贵宾名单(含致辞等领导名单)。

  3.审定仪式有关项目内容。

  4.宣传资料准备工作,媒体的确定。

  5.媒体宣传计划内容的审定。、

  (二).开业前十天,准备请柬及有关工作落实:

  1.由主办单位写请柬交领导办盖章。

  2.宣传资料、展台模型的印刷、制作等。

  3.礼品到位,员工培训。

  4.拟定主持人、领导讲话稿审查。

  (三).开业前一周,日程安排:

  1.分装礼品和请柬并送达。

  2.检查工作进度,落实日程安排,领导讲话稿落实。

  3.现场用水、电及保卫工作落实。

  4.与交警队公安部门联系有关事宜。

  5.现场的平整。

  6.媒体上对开业造势及预热活动。

  (四).开业前三天,现场布置:

  1.开始进场搭建舞台等布置周边环境。

  2.落实接待工作、现场茶水、领导休息处、停车场。

  (五).开业前一天,会场布置结束:

  1.除临时项目外,其余项目要求全部到位。

  (六).开业当天,开业典礼实施。

  四.活动现场功能区域分布

  为让本次开业典礼达到科学分工、合理布局、高效执行的目的,保证本次活动顺利进行及圆满成功,在执行过程当中我们将把整个会场分为几个功能区域,具体内容如下:

  (一).舞台区:

  1.地点:园区广场

  2.功能:开业典礼主要进行场地。

  3.配备:音响设备、舞台效果设备、舞台装饰设备等。

  (二).贵宾、领导观礼区:

  1.地点:舞台正前方。

  2.功能:到场领导、嘉宾观看区域。

  3.配备:礼仪小姐、安保人员。

  (三).员工及顾客观礼区:

  1.地点:贵宾区后方。

  2.功能:员工及顾客观看区域;

  3.配备:礼仪柱,现场工作协调人员。

  (四).现场总控台:

  1.地点:舞台一侧。

  2.功能:监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程。

  3.配备:桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。

  (五).礼仪队伍表演及巡展区:

  1.地点:舞台上及舞台周边。

  2.功能:所涉及礼仪表演人员表演区域。

  3.配备:工作人员。

  (六).现场接待/礼品发放区:

  1.地点:签到处;

  2.功能:签到、接待嘉宾,发放礼品。

  3.配备:签到笔、胸花、礼仪小姐等。

  (七).来宾停车区:

  1.地点:停车场。

  2.功能:参与活动的所有车辆的临时停放点。

  3.配备:标志牌、安保人员。

  五.突发事件处理预案

  (一).电源故障:电源超负荷运转导致停电预防办法:专用电源1—2组活动前后全天供应,专派电工负责专用电源全天保证。

  备注:在现场布置之前将各区域总电源准备好,策划公司工程组提供电源量大小,xx学院工作人员提供协助,确保供电量及线路无误。

  (二).下雨:预防办法:搭建帐篷。

  (三).消防问题:预防办法:消防人员随时检查对消防点(如火源点、电源接头等),并作标记。;处理办法:安排消防人员对现场火源点进行调查,如发生火灾马上在各通道紧急疏散人群。

  备注:可安排119值勤点。

  (四).伤情问题:如现场人员,包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情。预防办法:常用药品的准备,如创口贴、红药水等。

  处理办法:出现伤情对伤员进行现场救护,如严重者马上将其送往急救中心抢救。

  备注:可安排120救护点。

  (五).人流拥挤:预防办法:在各个区域(停车区域、主席台区域等)安排保安人员统一指挥,并事先设立多个疏散通道。

  处理办法:一旦出现挤场情况,各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。

  备注:在各个区域尽量多设置秩序维护线,同时保安人员充足。 

13608068886 发送短信