超千人大型活动策划要注意些什么问题，活动执行中如何协调各个组别。越是大型的活动出现意外的情况就越多，怎么有效预防？想必这些都是在活动策划前组织活动的负责人需要注意的问题，下面红星就做了一份超详细的大型活动策划案例给大家作为参考。
一.活动执行组织架构及各组职能
各组职能:
总经理：负责项目的统筹与协调工作，协调好各部门间的工作。提出项目的策略，决定策略是否实施，监督经费的使用状况，监督各项工作的进展。及时听取各部门的意见，努力解决各部门所遇到的问题。邀请当地有声望的官员以及相关人员，出面处理与各媒体之间的关系。
客户接待组：会前邀请客户参加活动，及时将活动的相关信息传达至各客户。将客户的意见与建议搜集，统一整理并上交至总经理处，做好各客户的解释工作，将需要客户配合的事项以及相关促销政策准确告知于各客户。
媒体关系组：活动现场负责媒体的接待工作，不冷落记者，负责记者礼品的发放，最好后期跟踪的工作，评估媒体的宣传效果,维护与媒体的良好的长期工作。
活动执行组:协助策划公司布展及相关工作的支持协助,做好活动现场的管理工作，根据实际情况，及时向上级汇报各项工作的进展工作。
对外联络组：负责当地政要、商业精英、兄弟机构以及专业协会组织、社会团体的告知、邀请、接待以及后期维护工作。
保安组：负责现场的巡视工作，引导车辆的通行，保管好顾客的物品以及交通工具，发生特别事故时，及时处置，冷静操作。以免事态向不可控制方向发展。发生突发情况及时向上级报告。
紧急预案组：负责紧急预案的制定与具体实施工作。将可能发生的各类情况列出清单，上报总经理处，加强现场的巡查力度，确保不发生任何隐患，在布展的过程中，应协助整个布展的过程，确保工作流顺利进行。加强与110、120、119之间联动关系的建立，确保活动当天能够快速处置，紧急做出积极措施。
二.现场布展
(一)现场布展方案(详细见设计图及报价表)
(二)活动流程方案开业庆典活动流程时间事项序工作内容责任人
07：30—08：00
工作人员到位
1.检查确认电源及备用发电机情况，准备好各媒介的接待工作。
2.检查确认会场布置及停车场，配合公安交警安全和交通指挥工作。
3.检查确认嘉宾接送车辆的到位情况，并按指定位置排放好。
4.检查确认签到处、签到用品。
5.检查宣传资料、礼品等，作好迎宾准备。
6.舞台区域电源线再检查。
7.安排好现场执行的各个环节。
8.礼仪小姐、主要礼仪人员衔接。
08：00—08：30礼仪人员到位
1.与公安、交警衔接，再次明确现场秩序维护方案与要点，再次明确交通路线和各车辆停放位置和细节。
2.与政府协助人员一起再次明确迎宾准备。
3.主持人与主负责人最后确认流程有无增改。
4.衔接音控师，背景音乐播放。
5.舞狮队现场就位。
6.礼仪小姐就位：停车场、签到台、临时休息区、主席台。
7.摄像师到场，选景，全程采写，直到仪式结束。
08：30—09：00
暖场
1.舞狮队在主会场暖场表演。
2.音控师播放背景音乐。
09：00—09：30
迎宾
1.接待媒介记者,记者介绍会场安排情况，明确摄影、摄像及采访区域。
2.负责安排设置警戒线和维持秩序。
3.负责媒介记者的签到及标识发放。
4.负责应邀嘉宾的接待工作，嘉宾签到、配戴胸花、发放资料等。
5.保安指挥区分贵宾、嘉宾及其它车辆到指定地点停放整齐。
6.礼仪小姐迎宾,接待领导至签到台签到、佩带胸花，引至主席台就座。
7.确认致辞、剪彩来宾到位情况，与主持人衔接。
09：30—09：38
舞狮表演
1.迎宾队伍引导嘉宾就位嘉宾区，舞狮队表演。
09：38—09：40
典礼开始1主持人上台宣布开业典礼正式开始。
09：40—09：45
介绍重要来宾
1.介绍参加开业庆典的领导名单，并请领导入座。
09：45—10：00
领导致辞
10：00—10：05
剪彩
开业剪彩仪式，主持人宣布剪彩嘉宾为学院开业剪彩并按下启动台，鸣放礼炮,xx电商学院成都分院正式开业!
10：05—10：10
点晴
领导为瑞狮点睛，瑞狮彩青。
10：10—10：28
参观学院领导1瑞狮引导领导嘉宾至学院内参观，礼仪小姐工装整齐排列于学院电梯两边恭迎(同时广场大舞台上进行热舞表演庆祝xx电商开业礼成!)。
10：28—10：40
宣布喜讯
宣布“参加电商讲座,有机会与xx共进午餐”的喜讯。
10：40—12：30新闻发布会及讲座
新闻发布会及电商讲座开始,邀请来宾移步新闻发布会场.xx学院在讲座入口处给每一位参加电商讲座的观众发放一份表格，表格内容包括卖家信息填写表格/优惠券/礼品领取券(付定金后送礼品),参与者现场填写表格放入抽奖箱,还可有机会中大奖.
12：30—14：00
中午休息。
14：00—14：20
宣布获奖名单
现场暖场,宣布上午获奖名单。
14：20—14：40
电商诊断
宣告下午活动流程,电商诊断开始。
14：40—16：00
诊断及抽奖
电商讲座及电商开诊;抽幸运大奖(客户凭付费单参加抽奖，不管价格多少均可参与活动一次，幸运客户可以获得惊喜大奖)。
16：00—17：00
大家都来猜猜
主持人念出客户的名称,让大家猜这个卖家加入xx后业绩提升百分之几?其中猜得最接近将获得礼品。
17：00—17：10
讲座结束
宣布明天进行xx午餐拍卖,拍得者可以与xx共进午餐。
三.活动排期
(一).开业前十八天，确定主要事项:
1.确定参加开业典礼的人员名单。
2.舞台就位的贵宾名单(含致辞等领导名单)。
3.审定仪式有关项目内容。
4.宣传资料准备工作,媒体的确定。
5.媒体宣传计划内容的审定。、
(二).开业前十天，准备请柬及有关工作落实：
1.由主办单位写请柬交领导办盖章。
2.宣传资料、展台模型的印刷、制作等。
3.礼品到位，员工培训。
4.拟定主持人、领导讲话稿审查。
(三).开业前一周，日程安排：
1.分装礼品和请柬并送达。
2.检查工作进度，落实日程安排，领导讲话稿落实。
3.现场用水、电及保卫工作落实。
4.与交警队公安部门联系有关事宜。
5.现场的平整。
6.媒体上对开业造势及预热活动。
(四).开业前三天，现场布置：
1.开始进场搭建舞台等布置周边环境。
2.落实接待工作、现场茶水、领导休息处、停车场。
(五).开业前一天，会场布置结束：
1.除临时项目外，其余项目要求全部到位。
(六).开业当天，开业典礼实施。
四.活动现场功能区域分布
为让本次开业典礼达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中我们将把整个会场分为几个功能区域，具体内容如下：
(一).舞台区：
1.地点：园区广场
2.功能：开业典礼主要进行场地。
3.配备：音响设备、舞台效果设备、舞台装饰设备等。
(二).贵宾、领导观礼区：
1.地点：舞台正前方。
2.功能：到场领导、嘉宾观看区域。
3.配备：礼仪小姐、安保人员。
(三).员工及顾客观礼区：
1.地点：贵宾区后方。
2.功能：员工及顾客观看区域;
3.配备：礼仪柱，现场工作协调人员。
(四).现场总控台：
1.地点：舞台一侧。
2.功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程。
3.配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
(五).礼仪队伍表演及巡展区：
1.地点：舞台上及舞台周边。
2.功能：所涉及礼仪表演人员表演区域。
3.配备：工作人员。
(六).现场接待/礼品发放区：
1.地点：签到处;
2.功能：签到、接待嘉宾，发放礼品。
3.配备：签到笔、胸花、礼仪小姐等。
(七).来宾停车区：
1.地点：停车场。
2.功能：参与活动的所有车辆的临时停放点。
3.配备：标志牌、安保人员。
五.突发事件处理预案
(一).电源故障：电源超负荷运转导致停电预防办法：专用电源1—2组活动前后全天供应,专派电工负责专用电源全天保证。
备注：在现场布置之前将各区域总电源准备好，策划公司工程组提供电源量大小，xx学院工作人员提供协助,确保供电量及线路无误。
(二).下雨:预防办法：搭建帐篷。
(三).消防问题：预防办法：消防人员随时检查对消防点(如火源点、电源接头等)，并作标记。;处理办法：安排消防人员对现场火源点进行调查，如发生火灾马上在各通道紧急疏散人群。
备注：可安排119值勤点。
(四).伤情问题：如现场人员，包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情。预防办法：常用药品的准备，如创口贴、红药水等。
处理办法：出现伤情对伤员进行现场救护，如严重者马上将其送往急救中心抢救。
备注：可安排120救护点。
(五).人流拥挤：预防办法：在各个区域(停车区域、主席台区域等)安排保安人员统一指挥，并事先设立多个疏散通道。
处理办法：一旦出现挤场情况，各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。
备注：在各个区域尽量多设置秩序维护线，同时保安人员充足。
