一、主会场AV设备人员管理
与AV和建立Team交流，了解相关信息和要求。提早与酒店交流，确认AV设备出场时刻，现场建立的要求及注意事项(用电要求，方位);
跟酒店确认入场时间，告诉AV供应商及提示相关事项(如，预备出场押金，施工证等);
提早与Speaker测验演示用笔记本、素材复制及相关AV设备;
要求AV公司于会议当天早上7:00就位，再次调试设备，预备会议开始;
对讲机有专人担任收发，辅导用户使用方法。志愿者注意和谐对讲机收发的秩序;
在会议结束前，和AV公司清点撤展设备数量，联络秘书处和酒店保安部开出门条，会后交给AV人员撤场，同时检查现场的收尾作业。
二、主会场MC办理
MC的办理:MC担任人提早参与，配合AV调试人员，测验
掌管音量巨细，了解MC掌管稿，提示一些专业用语的发音和会议掌管中的一些注意事项;
注意如果会议流程发生变化，应及时告诉到掌管人作相应调整。
三、拍摄/摄像师的办理
于会议前一周告诉拍摄摄像会议时刻地点，并确认所需设备(如:胶片照相机或数码照相机);
于会议前一天再次确认拍摄摄像的参与时刻，及着装事项;
会议当天确认拍摄摄像提早参与预备，安排机位，了解场地状况，特别是VIP客人的通道，提示需注意的事项，如:
拍摄的公司logo有必要完整
场地布置的全景，主背板，分会场，指路牌等都要有独立的相片，便于归档办理
有些贵宾及讲演人不喜欢闪光灯不停直射搅扰等，个人要求每个领导都有最少一张面部特写及一张讲演中的全景相片，提示大会需抢拍的亮点细节。
