关于策划论坛峰会要考虑的问题

关于策划论坛峰会要考虑的问题

时间:2021-9-27 作者:成都活动公司

  峰会论坛,在不同领域、不同行业都有,我们所常见的是国家的G20峰会,还有商业峰会、行业论坛等等。有些行业为了塑造其完整性和行业归属性,还会每一年都举办一次行业内的论坛峰会,让参会者了解到每一年行业的走向和规划,以及学习一些新知识。论坛峰会的规模有大有小,大到两千以上,小到一两百人。关于如何将一场论坛峰会举办成功,关于以下几个点你一定要记住!

  

  关于会议场地

  

  会议场地包括要考虑的因素有:人数、规模、住宿、时间、晚宴

  

  会议的场地由以上等方面决定,人数多少,规模大小,都决定着会议的场地是定在宴会厅还是大型会议室;是否有晚宴、是否有茶歇、参与会议的嘉宾是否需要住宿,住几晚?要考虑完众多方面之后,才能决定进行会议的场地。在宴会厅进行就可以就可以加入茶歇、晚宴等环节,还能方便参与嘉宾入住酒店,离会议室较近,较方便。场地预定,现场勘查在预算允许的情况下一定要做,如果有客房餐饮需求的话,也一并都看了;沟通内容里,主要就是费用和场地使用的细节,搭建时间安排在什么时候?茶歇有没有?有没有单独的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?VIP来之前必须先拿好房卡,人一到直接进房,不能在前台等开房。关于会议场地,参会人数100-300可以参考酒店较大宴会厅;参会人数达300-1000,场地可以参考小剧院(能容纳一千以内的),大型会议室,以及一些可以容纳这个人数的酒店宴会厅。如果规模达到2000以上,通常会用到体育馆、剧院、活动策划中心等,这些场地和五星级酒店的区别就是需要提前给他们你们的详细方案,尤其是嘉宾安排、活动流程、搭建布置,用电情况,他们有些是要走消防审批的,甚至人再多点要走公安局备案。这种规模的场地,往往不光光是开会了,可能还有其他环节,比如颁奖、演艺、演讲等等。

  

  关于流程

  

  流程上的东西与其他活动会议一样,什么时间做什么事情。比如完整的包括前期去到会场的一套会议流程可以是这样的:

  

  1.去到现场,作为工作人员,首先应该要检查外场的东西,如物料,搭建是否有什么问题,是否有做好。

  

  2.确定礼仪、安保、演艺的到场时间。对礼仪和安保进行培训,包括他们的站姿、他们所需要做的工作及流程,礼仪需要负责签到、给嘉宾戴胸花、颁奖、引领;安保人员需要做的是维持秩序,安检等等。对于这些工作人员,我们需要严格规范他们的工作内容、工作态度,因为他们是否专业,是否认真面对工作这些问题都能体现他们的专业的工作素质。演艺人员也是需要有时间观念,需要早到两个小时,尤其是需要彩排的情况下。

  

  3.热场:这一环节,是用于观众入场,内场的氛围渲染,这种热场的方式有很多,最常规的就是播放音乐,也是最简便的。一些嗨歌,会调动嘉宾的情绪,让他们更加开心的参加此次会议。第二种就是DJ打碟,DJ在一边打碟,配合着灯光秀,观众一定会感觉到还没进场就那么嗨,今天的会议也一定不会枯燥。

  

  4.红毯秀,对于论坛峰会来说,红毯秀比较少,但不排除重量嘉宾较多的情况下,红毯秀就会给人感受到这场会议的重要性及仪式感。

  

  5.嘉宾演讲,就是开始进入此次论坛峰会最核心的一步,在这个环节,需要把控好的是嘉宾的麦、背景音乐、音响音量、PPT画面切换以及灯光配合等问题。

  

  6.在嘉宾演讲的环节,需要注意有几位嘉宾演讲,上台演讲前,确认嘉宾需要耳麦还是手持麦,亦或是台上已经有摆好的,是否有PPT,以及需要翻页笔等。嘉宾演讲结束后是否需要礼仪送花等这些问题都需要确认好。

  

  7.演艺,会议时间过长的时候,可以在中间环节添加演艺,如四重奏、舞蹈、唱歌、等等让人放松心情。

  

  8.主持人,主持人需要有一位专门的工作人员跟着,确保流程环节的正确无误以及被更改时能及时知道。

  

  关于物料:

  

  关于接待

  

  对于会务公司来说,接待一般是车辆接待。要做好车辆接待,其实也是一件挺复杂的事情,如是大型的会议就得考虑到嘉宾的问题,有些是VVIP、VIP在这些情况下安排车辆就得讲究车的型号、颜色,是否一人一车,还有车内需要保持干净。接待时间需安排好,需要安排如何更有效率的接待。接待人数较多时,是否可以考虑用大巴车接待。

  

  车接到人,之后就到酒店了。之前酒店说过了,VVIPVIP要提前和酒店沟通拿到房卡,他们一来就直接进房间。这些级别的老大,他们的房间必须提前准备,通常酒店会有一份小的欢迎礼物,需要和酒店确认,不行的话让他们换,或者就只上卡片,礼物我们自己上。VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证这些乱七八糟的都提前放进他们房间。房间里饮料小吃这些都准备好这个不用我教了吧。然后就是花!!!让酒店准备房间里的鲜花,必须每天换新鲜的,直到贵宾退房。普通宾客,我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台,提前将所有房卡拿到,嘉宾和媒体要分开签到(就是桌上放两个签到牌,一个是嘉宾,一个是媒体,这很简单)签完到拿完资料袋就结束了。这个接待台,最好保证一直有我们自己的人在,因为有些嘉宾真的很智障,乱七八糟的事儿都不会,要来问。服务体验就体现在有没有这个接待台了。当然,相关的话术和Q&A也要提前培训好。

  

  会议的策划与执行,说难也不难,但是琐碎的事情、物料都比较多,因此需要格外的细心,特别是对待物料。每一个环节都需要加倍的关注才不会容易出错。 

136 0806 8886 发送短信