组织一项活动，需要计划组之间的协作配合，组织者和参与者之间的沟通，会前的精心准备，会议期间的密切配合，会后的精心复会。所有这些工作都可以通过简单易用的高效工具来实现。
活动团队可以使用团队协作工具来协调整个活动。很多这样的工具，比如企业微信、钉子户、合作伙伴协作等，都可以免费使用；当然，也有一些付费的工具，比如团队商务、工作瓷砖等，但是对于一般的活动准备，免费的工具就足够了。
我们可以把整个活动看作一个项目来操作，所以我们可以通过在企业的微版本合作伙伴中设置项目来安排工作任务。该工具允许多达15人的团队免费使用它，添加活动项目团队的所有成员，然后为他们安排任务。
合作伙伴项目和任务管理可以使用任务看板来动态反映任务进度，并通过改变任务分组来反映整个项目进度。另外，使用合作伙伴的好处是，每项任务都可以有一个具体的负责人来安排，每项任务都可以分为若干个子任务，这样每个任务成员都可以自己负责，防止职责不清、编人数。
这时，可能需要用到一些思维导图工具，比如比较常见的XMIND，当然也有很多免费工具，比如百度脑图，它可以直接作为网页版本使用，功能齐全，界面美观，内容操作方便，直接云存储，也比较方便。
这一阶段基本上是使用传统的办公软件，最常用的是三剑客：word、Excel、PPT，使用哪一个和如何使用，这里就不赘述了。不过，我想强调的是，无论是office还是WPS，最好不要使用旧版本，比如office2003和更早的版本，最好是付费使用，至少要获得激活授权，否则使用在线破解版，或者免费版，到处都是轻活动策划，重电脑中毒，这不值得失去。
不管是海报还是复制品，都需要精心设计。如果有设计师，Adobe应该直接使用什么。如果没有，你必须自己来。如果你对自己的设计技巧有信心，你可以继续放手。如果不确定，可以使用现有的材质库进行必要的修改。优点是门槛低，站在巨人的肩膀上，结果不会差很多。还有版权问题，不管是图片还是字体。为了避免麻烦，尽量选择原版或免费版本，或者有钱直接购买所需资源，避免不必要的法律纠纷。
以下是一些参考资料：
一般来说，现在组织活动最常用的工具是微信群。通知、登记、报到、统计、投票、意见征集等均通过微信群实现。但由于微信本身功能简单，很难实现这些功能，运营经验也很差。对于组织者来说，繁重的统计工作是一场噩梦。
因此，有必要选择合适的小程序来解决这个问题，“龙经理”是个不错的选择（在微信上搜索“龙经理”小程序）。这个小程序可以使通知、活动登记、信息收集和填写表格更加有章可循，方便快捷。程序自动统计参与者填写的数据。连接顺序一目了然。登记信息填写表的数据自动汇总，甚至可以一键导出到excel表格。
同样重要的是，这个应用程序是完全免费的。
活动结束后，您可以根据洁龙管家的统计信息和参与者的实际情况，分析活动的效果。例如，实际参与人数和申请人数、活动转化率（如达成购买意向或产生实际交易）、参与决策人数、征求意见表决、反馈意见和建议后，达到或超过预期目标
此外，活动组织的每个环节都可以通过合作伙伴的项目管理进行分析，比如哪些任务是过期的，哪些任务是提前完成的，哪些任务是快速完成的，但是根据每个人的任务完成情况质量不高，找出其中的亮点和不足之处，为今后的活动提供经验教训。
