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我们需要作出筛选，即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览，那么选择就相当简单，我们可以选择会议酒店或活动策划中心。如果我们的目标之一是召开会议，那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适，因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然，酒店并非就一定选，你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。
会议目的与主题息息相关。原则上，一次会议目的应该尽量单纯，只有一个，多两个。譬如，通过总结往年销售业绩，展望来年销售情况，给下面的经销商打气；发布营销，激励、刺激经销商，提高经销商经营自身产品的信心；借助于企业实力，提升品牌形象；为某次大型促销活动作铺垫；新进入一个市场，或新品上市前的宣传造势；紧跟市场潮流，借势热点华与星，提高度和美誉度等。比如经销商座谈会，可将时间选择在市场淡季后期，同时距年底旺季还有一段时间。选择这个时机，公司营销已经出炉，新品即将上市，经销商可以参观到公司的整体实力和产品阵容；其次，淡季正好是总结去年、展望来年的好时机，经销商的业务也不是非常多，避开繁忙的销售旺季；再次，在濒临年底时，经销商的心思多放在销售，回收欠款以及打点各个上级主管单位和领导。 会议的具体负责人，只有一个，是此次会议的总负责人。充分调动起一切有生力量，会议营销才有成功的可能.他的责任重大，也明确，就是寻求其他部门的支持和协助；对会议的整个流程进行统筹规划，挑选核心成员，并对各个核心成员进行具体分工；取得活动经费；协调各个部门、成员间的工作，将所有的工作串联在一起；监督考核下面成员的工作，并解决一些疑难问题。
充分调动起一切有生力量，会议营销才有成功的可能，因此，会议要想大获全胜，很重要的一个支撑就是进行充分而合理的分工。在会议举行前两个星期，就应成立专门会务组。其中，会务组成员包括：公司领导，他们的任务就是指定会议的具体负责人，寻求其他相关部门和员工的支持，取得公司高层领导的支持；对整个活动过程进行监控，提出建议和指导性意见，解决一些疑难问题和突发事件。
