成都活动公司分享会议管理活动策划怎么做？

　您很可能已经被战略会议管理的概念所吸引，现在您正试图找出在您的组织中实现它的最佳方法。您的方法将取决于您公司的文化——在某些创业环境中，您可能能够随心所欲地潜入并展示价值，而某些文化具有更正式的商业案例制作流程。

　　这篇文章有一些关于开始在您的组织中启动 SMM 计划的想法。如果您被要求建立一个商业案例以获得为您开绿灯的权力，您可以在此处找到有关如何执行此操作的建议。这篇文章还讨论了你的战略规划，阐明了关键利益相关者可能是谁，并讨论了资金。

战略会议管理新手入门

　　数据收集

　　数据收集是 SMM 计划成功的关键之一。该数据收集从流程的一开始就开始，使用“会议申请表”。如果您正在转向集中处理会议的方法，那么此时您可能还没有这样的事情。如果没有，只需知道它正是它的名字所暗示的，一种概述会议所有细节的表格。它正在从会议请求者那里收集数据。

　　请记住 – 这不仅仅是战略采购

　　值得一提的是关于战略采购的更多信息——标准化流程以将支出导向首选供应商网络。这是通过 SMM 实现成本节约的主要驱动力之一。您的 SMM 计划的技术组件获取您的初始数据，并允许您的规划团队识别潜在的场所和酒店，然后生成和分发 RFP。一旦找到了活动的需求，这些信息就会成为系统中有用数据存储的一部分，这些数据将为未来的战略采购工作提供信息。

　　获得批准

　　为了让您的关键决策者相信 SMM 计划的价值，最好从数字开始。数字与高级管理人员交谈，如果您被要求构建业务案例，参考与您组织的会议计划相关的实际数据和财务信息会很有帮助。

　　不过，这有点像先有鸡还是先有蛋的场景。您的 SMM 计划要完成的一件事是收集有关会议的大量数据。为了帮助为 SMM 计划提供依据，请尝试尽可能多地获取这些数据。如果收集这些数字是一项艰巨的工作，那么这个故事本身就是您的业务案例的一部分，因为您的程序将继续维护这些数据。

　　在介绍您的计划时使用示例

　　为什么 SMM 计划对组织如此重要?一些具体的例子将有助于完成交易。这些例子应该清楚地说明当前状态运行不佳的原因，系统本身反映了哪些症状，以及哪些问题应该让高管们夜不能寐。有哪些成功，更多地了解这些成功如何有助于传播最佳实践，以及阻碍进一步成功的障碍是什么?

　　确定好处，而不仅仅是陷阱

　　在这里，您可能会讨论由于缺乏自动化而导致的重叠和重复工作、返工、冗余和不一致的陷阱。如果您有自己开发的系统，您可能会为 IT 部门提供支持。您可以指出您是如何错过节省成本的机会、缺乏首选供应商计划以及无法利用差旅和会议支出的组合。

　　还无法捕获与供应商的实际支出数据，并且缺乏对总会议支出的可见性。您可能不知道可重复使用的空间和可用的取消资金。如果您在一个更大的组织中提出案例，您可能会发现讨论因有限的公司采购和法律流程合规而带来的风险很有说服力。再加上与注意义务相关的高风险，以及不充分或不存在的保险范围。

　　记住 – 你需要把它全部拼出来

　　肯定有很多问题要概述现状。但是之后。. . 达达!解决方案。战略会议管理。在这里，您将解释 SMM 计划如何帮助缓解问题并促进组织成功。对实施风险诚实，但也要说明现状的风险。成本是多少，收益是多少，您期望的投资回报率是多少?

　　一旦你阐明了一般性，如果你被要求提出一个正式的商业案例，你可能会受益于更多的细节。如果是这样，请查看采购数据、财务详细信息、采购订单系统的统计数据、信用卡支出以及供应商提供的信息。您会在数据中发现差距，您可以尝试对其进行估计——但同样，这些差距证明了您需要 SMM 程序的原因。

　　能够争论双方

　　无论您的组织有多大或多小，看看您是否可以从财务和采购人员那里收集一些支持意见。不要害怕争论双方，因为如果你既能成为拥护者，又能成为魔鬼的拥护者，你就会提出最有力的理由。

　　您对 SMM 计划的提议可能会阐明不同的方案，包括将大部分内部工作作为一种选择，以及创建混合或外包模型作为替代方案。参考谁将负责处理各种任务，以及是否必须创建新角色。在进行推销时，您应该咨询技术提供商，以确保您计划的技术能够适应您的提议。

　　技术不是魔法…

　　请记住，技术至关重要，但不是灵丹妙药。它会让你做出重大改进，但它本身并不能解决你所有的问题。当你提出你的理由时，重申 SMM 技术将如何帮助更有效地管理工作流程，它将如何帮助员工提高工作效率，以及它将如何提高合规性。

　　如果您被要求向高管介绍这个概念，他们可能还想了解更多与变革管理相关的成本。内部或外部 FTE 是否会产生成本?您是否有推广沟通和培训的计划?您对融资模式有什么建议吗?

　　以高音结束你的音调

　　用完整的财务理由来结束你的推销。说明节省和避免成本的机会。分解三年的投资回报率，明确您将如何长期降低成本，以及所有其他积极影响。坦诚面对 SMM 实施将带来的挑战，并在时间表和成本方面切合实际。

　　创建策略

　　决定您的项目希望达到的目标的关键成功因素是什么?说实话，您在讨论 SMM 程序的价值时已经概述了其中的许多内容。确保在说明该计划与您公司的目标一致的情况下进行说明。

　　例如，您的目标是通过自动化、简化流程和资源优化来提高会议运营效率。您希望使用技术来更好地了解您的组织计划和参与的会议和活动。

　　如果您的公司正在为增长而投资，您应该关注一致的事件流程如何帮助您推动增长。您还希望通过战略采购和开发首选供应商计划来节省成本。您希望更好地处理因取消而可能产生的任何处罚，因为这些可能会在未来的会议上节省下来。

　　最后，提高合规性和降低风险是规避风险的公司的关键。如果这是您的情况，那么这是关注 SMM 计划启用的风险缓解因素的理想机会。标准化流程使合规变得更容易，而提高的可见性使更有效地监控合规性和规避风险成为可能。

　　记住——短期和长期战略很重要

　　为短期和长期制定战略很重要，因为分阶段的方法通常是最好的方法。许多成功的计划从小规模开始，并随着知名度、成本节约和采用率的提高而增长。考虑到这一点来定义您的策略，就消除了在阻碍您成功的过程中必须做出重大改变的麻烦。顺便说一句，正如您的价值主张可能侧重于降低风险一样，您的策略应该解释如果您不实施 SMM 计划可能产生的影响。

　　制定战略的一部分是确定谁负责。一个好的第一步是确定关键利益相关者(下一节将详细介绍)。系统管理员可能属于该组，因为此人负责配置您的技术解决方案并确保它们以适合您组织的方式自动化流程。该小组的一部分也是关键参与者，他们将帮助规划沟通和培训(有关这些重要细节的更多信息可以在本书后面找到)。

　　识别利益相关者

　　SMM 的一个典型起点是召开一次将主要利益相关者聚集在一起的发现会议。这个想法是确定项目的关键目标，设定优先级，让团队相互熟悉，也许最重要的是，获得他们的支持。请记住，您是在试图说服一群去中心化的规划者接受集中式流程。

　　您的技术提供商的代表以及这些潜在的内部利益相关者应该参与这项初步工作：

　　实施项目负责人

　　系统管理员(在很多情况下，这与项目负责人是同一个人)

　　会见部门负责人

　　会议策划者

　　采购或采购代理

　　IT项目经理

　　差旅经理

　　营销/沟通资源(在项目推出期间帮助沟通)