成都峰会论坛会务策划接待会前准备

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(一)明确任务和人员分工

1、会议室的服务作业实施固定区分制,依据会议室开会的频率、会议室包容人数的多少、会议室的重要性来进行会议室的作业量区分。 2、会议人员担任统辖所区分的会议室内全体保洁、会议服务、设备设备办理、消防器材保管等悉数作业。

3、会议室服务作业也能够依据各单位实际情况进行临时性组织。

4、接听会议告诉时,要及时做好《会议记载》的填写,问询清楚会议内容、会议地址、人数、时刻及有关要求,并及时反馈给会议服务人员。

(二)物品预备和会场布臵

1、对业主提出的会议要求要赶快处理,自己处理不了的要及时上报主管领导。

2、成都会务公司服务人员必须按业主要求的时刻提早做好会前物品及会议服务的预备作业,依据业主的会议要求,摆放座签、茶杯、矿泉水、预备果盘、牙签、湿纸巾、抽纸、加热小毛巾等,一切的会议预备作业必须在会前30分钟悉数完结。

3、会场桌椅、茶杯、座签等物品摆放要求规整、规范,用尺子衡量,到达横对齐、竖对直的规范。

4、提早30分钟打好开水备用。

5、一概运用会议室专用茶杯,定时进行高温消毒(按业主要求运用一次性纸杯)。

6、茶杯放在参会人员的正前方,与参会人员坚持2尺左右的间隔,杯与杯摆放的间隔持平,摆放在一条直线上,杯把向右侧;矿泉水摆放时,牌子一概朝向参会人员。

7、提早30分钟翻开会议室门,进行室内通风,会前预备作业安排妥当。

8、提早10分钟站在会议室门口进行礼仪迎宾。

9、会议服务人员在开会前10分钟,以丰满的精神状态站立在会议室门口的一侧,进行礼仪迎宾,并引导参会人员按位臵坐好。

(三)进行保洁卫生和安全作业

1、按次序擦洗窗台、窗框、门、扶手、顺次清洁墙面、护墙板、踢脚线、擦洗茶几、桌面、椅子、沙发,地上、桌椅、沙发、窗台坚持洁净无尘埃。

2、每月用吸尘器对会议室内地毯进行吸尘。

3、定时用消毒粉清洗水杯、毛巾;每次会议完毕后对茶杯进行高温消毒。

4、定时擦洗玻璃、纱网。

5、对会议室进行每日通风,确保会议室内空气新鲜。

6、对灭火器进行每日查看保养,准时填写保养记载。

7、查看电器设备有无异常情况,存在问题及时告诉工程人员进行修理。

(四)摆台

1、依照会议要求摆放座签、话筒、鲜花,鲜花一般要平铺延伸状。

2、演讲台一般放臵在主席台右侧,按会议要求摆放话筒、鲜花、矿泉水等。

3、依照业主对会场的要求调整桌椅的位臵,保留出倒水的空间。

(五)设备预备

1、依据会议要求进行话筒的调试,并查看音箱作用,有问题及时处理。

2、查看会议室内照明设备是否无缺,存在问题及时告诉工程人员进行修理。

3、提早将空调翻开,调到恰当的温度。

4、查看会议桌椅结实性,有松动现象及时告诉工程人员进行修理。

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