成都会务公司举办会议有哪些服务事项?

成都会务公司举办会议有哪些服务事项?

产品分类:交流会议

产品简介:

产品详情

成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项? 成都会务公司举办会议有哪些服务事项?

一、会前预备

1、会场安置

接会:了解会议使命单,要知道与会人数、会议时间、主办方、会议性质、设备及饮品要求或其它特殊要求;

保洁:打扫会场,物品,桌面、地面无积土,无污渍;

场所清洁亮堂,无异味,喷洒适量空气新鲜剂或通风;

摆台:合作会议主办方依照台型、人数、设备布臵美化,摆放鲜花,依照与会人数摆放桌椅,会场座椅定位,摆放规整; ⑤摆台具体要求  a、杯垫:坐落座位右上方与外沿平齐,等距离进行拉线定位,摆放规整;

b、盖杯:要求杯柄向右,放于杯垫之上,无杯垫时坐落座位右上方与外沿平齐,等距离进行拉线定位,摆放规整,备好茶叶;

c、矿泉水:坐落座位右上方与外沿平齐或放于盖杯左边,标志向内,等距离进行拉线定位,摆放规整;

d、小毛巾:一致坐落盖杯前下方;

e、生果:清洗拼盘并包保鲜膜;

f、手抽:每次会议室内最少四盒(视会议主办方具体要求而定);

g、烟缸、湿巾:视会议主办方具体要求而定,

h、成都会务公司会标、会议牌、纸、笔:依据会议主办方具体要求合作摆放,会前半小时把会议所需文具、用品备齐摆好;

备会时限:大型会议按要求提早半小时预备结束,其它会议提早十五分钟预备结束。

上岗要求:服务人员会前5分钟,拾掇外表,一致着装站位,站姿规矩,脸带浅笑,迎接宾客。

2、会议设备设备预备(规范)

①空调:敞开,并调试相适应温度(夏日应在25度左右,冬天应在20度左右);

②麦克风、电池:麦克风一会一换;电池会前预备好;激光笔依据运用记载和实际状况替换;

③幻灯机、电视机、录像机、投影仪等各电器设备翻开,会前调试结束,发现异常及时告诉业主并报修;

④屏蔽器:会前五分钟衔接运用。

二、会中服务规范

1、迎客:组织专人到电梯口领位,会议服务员站于门口迎客,当客人来到会议室时,礼貌热心地向客人问候,请入会议室,帮客人拉椅入座;

2、倒水:客人入座,视客人需求供给茶水或咖啡;

3、毛巾:按要求将叠好的小毛巾送上(放臵于与会者右侧);

4、果盘:会议开端,翻开保鲜膜;

5、关门:客人悉数就座会议开端后,一切茶水倒往后,服务员退出厅房,悄悄封闭会议室大门,在门外当班(不能随意走开)

6、续水:每隔十五分钟增加茶水一次,两小时后问询是否替换茶叶并替换烟盅,但一定要礼貌、轻声、方便,尽量防止影响客人,为防止会议期间打扰可用瓶装矿泉水或纯净水;

7、烟缸:烟头多于5个的替换,视具体状况替换;

8、物品弥补:会议中心歇息,要赶快拾掇会场,按要求弥补和替换各种用品(换烟盅、加茶水等),上好咖啡、茶后把会议台面拾掇好,但不要把客人的材料、物品弄乱;如客人有其他要求应尽量帮忙客人处理;

9、大型会议服务要求:遇大型会议,设主服务员一名专为主席台和讲话席增加、替换饮水;时间重视会议组织者,重视会场内设备运转运用状况,必要时帮忙调试各种设备仪器,会议期间急需脱离岗位,一定要告诉领导找人替岗。

三、会议结束

1、送客:会议结束,开门、站位、浅笑送客;

2、查看:仔细查看一遍会场,看是否有忘记的东西和文件等,设备设备是否有损坏,计算物品运用状况做好记载;

3、保洁:翻开门窗通风,小毛巾搜集消毒、保洁、擦洗桌面;

4、拾掇:将会议用具、设备拾掇好,会场座椅及时康复拾掇;

5、封闭:封闭一切运用的电器设备空调、电灯、窗,再次查看会场有无火源,锁好会议室门。

四、首要会议室作业程序

1、会议服务

①每天8:00曾经,把会议室卫生预备结束;

②会议服务参照会议服务作业规范及流程;

③随时坚持首要会议室卫生;

④花卉要勤洒水,勤剪枝。

2、领导办公室(会客室)服务

①每天巡视卫生状况;

②领导有客人时,要及时倒水服务,随时查看会议桌椅的规整;

③每天查看办公室、会议桌及卧室的纸抽运用状况,及时弥补;

④留意物品是否放规整,查看食物是否过期;

⑤作业中的会议服务员在会议服务过程中,尽量把音量减小,避免影响客人。

五、会务部生果发放作业规范

1、生果进货

①生果按要求每周一前送到,并按科室分配好;

②有特殊需要时联络供货商随时进货;

③生果货到,由指定人员与会务部一同检验;

④随时了解生果价格,并与供货价格比照,关于高出市场价格的,必要时要求供货商更改价格。

2、生果发放

①职工办公室生果发放:周一至周五十点曾经送到各办公室,并由科室担任人清点、签字;

②领导办公室生果发放:每周日、周二下午生果清洗结束,周一、周三早上上班后切生果、装盘、封膜,八点半前送到各领导办公室;

③会议生果发放:洗净、装盘、封膜按要求在会议曾经十分钟送到会议室。

六、函件、报纸收发作业规范

1、报纸发放

①正常作业日报纸:当天报纸在当日下午五点曾经悉数分发到各办公室;

②周六、日报纸:周日下午清点结束,随周一报纸一同发放。

2、平信发放   收到平信两个作业日内可随报纸一同发放到收信人手中,或用BQQ告诉收信人到物业办公室凭有效证件收取,领导、院办的函件等收到后第一时间发送,尽量在当天完结发放,最多不超越一个作业日。

3、杂志发放

①接纳杂志,有必要与邮递员进行清点并挂号,保证不发生过失;

②收到杂志的三个作业日内把杂志发到各科室或人员手中,并要求做好具体记载,尽量由业主签字承认。

4、快信、特快专递、包裹、汇款单发放

①接纳快件、特快专递、包裹、汇款单等,有必要与邮递员进行清点并挂号,保证不发生过失;

②收到后一个作业日内(尽量在当天)告诉到收信人,收信人取件时需查验有效证件:作业证、身份证等;领导的快件等当天送到领导或院办,要求做好具体记载。

5、其它要求

①对未及时收取的邮件,担任催领,且不定时将积压的杂志等发布催领;

②单位、地址不详或误投函件:两个作业日内退回邮递员;  ③不得拆开别人信笺。

028-84360888 1818 0808 728 发送短信