成都会务公司筹备会议的注意事项有哪些?

成都会务公司筹备会议的注意事项有哪些?

时间:2019-7-27

一、会议预备

(一)、会议资料预备留意事项:

1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次预备好,留意区别参会人员的人物(如分红会议掌管、参会领导、参会一般人员),资料依照人员人物别离预备。

2、会议资料较多时,需求依照会议议程将会议资料按次第排放,最好装订成册,编好页码,便利参会人员阅览。

3、当参会各人员因人物不同需求不同的资料时,应当依照人员或单位将资料以文件袋装好标示资料归属人员或单位,便利参会人员收取。

4、若需求给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与会议资料一起预备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

(二)、会议告诉留意事项:

会议告诉分为口头告诉和书面告诉,其间口头告诉只适用于参会人员较少的非正式会议,书面会议告诉需留意以下几点:

1、正式的书面会议告诉应包含:扼要的会议议程阐明、参会人员、会议时刻、会议地址等。

2、书面会议告诉应经过正式途径发送给参会人员,如OA体系、电子邮箱、网站发布等,如有必要可另行电话告诉参会人员。

(三)、会议议程组织留意事项:

1、正式会议开端时一般需求解说会议全体流程,将会议分为几项内容,如作业汇报阶段、评论阶段、作业组织阶段等。会议流程介绍需求收拾成正式文档作为会议掌管的资料装订好,一般情况下没有会议掌管人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。

2、组织会议议程时应考虑到会议时刻,尽量将会议时段组织在正常作业时段内,如9:00-11:00或许15:00-17:00,如果是跨天的会议或许占用中晚餐时刻的会议需求考虑是否组织餐宿问题。

(四)、会场安置留意事项:

1、正式会议的会场应提早组织好,并在书面会议告诉中奉告参会人员。

2、正式会议一般需求组织好参会人员的坐席并预备好参会人员的铭牌,在会议开端前排好坐席及铭牌。

3、关于组织好坐席的会场,应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

4、需求用到视频放映或许开视频会议时,要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、留意各项会场的环境要素,例如温度、灯火等,依照实际情况调整好。

6、会议组织人员应预备好各项会议记载东西,如相机、摄像机、录音笔等,以便于在会后做好会议总结作业。

(五)、现场组织(人员进场时)留意事项:

1、会议开端前在会场入口处建立接待处,预备好报到表,对参会人员报到。

2、会议资料较少时可在参会人员报到时分发给参会人员。

二、会议中

(一)会议记载留意事项:

1、组织好专职的会议记载员,对参会人员的讲话进行记载(特别是评论性质的会议),记载内容会后留底。

2、组织专人拍摄(摄像、录音),会后留底。

(二)会议服务留意事项:

1、成都会务公司组织专人(会议组织人员或物业人员)担任茶水服务。

2、举行大型会议或视频会议时,组织专人担任操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

(三)其他留意事项:

1、参会人员就坐后提示悉数参会人员封闭手机或调成静音。

2、会议时刻较长时,可适当组织半途休息时刻。

三、会议后

(一)收拾会议记载:

1、收拾好会议中的文字记载和图片、视频、音频记载,进行存案。

2、完结会议总结资料,资料内容应包含:会议议程各项内容、首要人员讲话资料、会议评论内容和总结性定论。

3、收拾完结会议总结资料后报领导批阅,将批阅经过的资料分发至各参会人员遵照执行。

3、重要会议完毕后可考虑在网上发布会议相关新闻。成都会务公司筹备会议的注意事项有哪些?

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