会议活动举办场所的劳工状况对你的会议活动的各个方面都会发生影响。它对本钱的影响有多大？你是否需求恪守一些相应的规章制度？必定要与工会的领导开会参议，避免漏算应有的费用。在提交预算或全体方案之前，核算一切的人力本钱。假如你只依照每小时的费率核算人力本钱，却没有考虑到最低收费，加班费和伙食费，那么，实践的本钱与你预算的本钱或许有大相径庭。
将你的会议活动方案奉告工会的领导，让他们依据你的方案提交一份书面的预算，包含雇佣的人数，时刻以及相应的一切费用。保证你所聘任的视听制造公司里有一位与工会打交道的技术指导，你有必要可以监督整个作业组织，恪守休息时刻规则，并担任调度人员，让一切人都能准时到岗和离岗（假如作业人员薪酬规范式四小时起付的话，更要如此）。不然，你或许要付加班费。要留出相当于预算的10%的预备金。关于没有工会的场所单位，要跟管理人员深化评论你的方案，并让他们出具书面材料，列出一切或许发生的额定费用。 会议活动举办场所的
天花板高度是多少？在安置舞台，灯火，视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。关于背屏投影，引荐的最低高度为22英尺。你要组织供给舞台，灯火和视听服务的公司与你一起进行一次实地考察，并依据你的一切要求洽谈确认最佳的场所布局。
视野是否足够好？从一切的视点查看房间，有没有柱子，吊灯之类的东西阻挠视野？是否每一位客人都可以看清楚舞台或大屏幕？吊灯能否进步或拆掉，需求多少费用？吊灯有时可以拆开，但要考虑人力本钱：需求多少人参加？时刻多久？需求多少费用？ 你只需求一个舞台仍是需求几个？
你要了解共需建立多少舞台以及它们的方位。由于它们不只会占有许多的空间，并且还影响你所能铺排的餐桌的总数和可以招待的客人数量。成都会务公司以为 舞台需求多大？多宽？舞台上即将举办什么会议活动？舞台要承载多少人？乐手要组织在主舞台上仍是组织在台下的一侧？依据客人按桌就坐或按剧院式就坐的不同状况，确认舞台多高最合适？是否或许将一部分座位垫高？你可以将房间的一部分从头规划一番并铺上地毯，把大厅变成夜总会或餐厅的款式。你并不必定要让一切的桌位都处于相同的高度，但不要忘了垫高座位的费用不菲，这种费用取决于房间的布局，以及需求处理的障碍物，比方柱子。费用也取决于参加工程的人数，从将这种费用分摊到每位客人头上来看，将座位电告关于人数很多的会议活动来说比较合算，而关于小规模的会议活动则不很经济。 会场是否有固定舞台？
假如有的话，讨取一份包含后台在内的舞台平面图，查看是否有现成的化妆间，是否有装卸转移各种设备的空间，过道的宽度是多少，该舞台是否可以满意你一切的要求。
