会议是企业活动必不可少的一种形式,大型会议活动更是很多企业非常重视的一种推广产品,宣传企业的手段.一个好的大型会议活动,在活动正式确定执行的时候,要严格的按照时候流程进行并且要做好突发状况预案.一、大型会议活动执行流程
1、会议方案的制定
确定会议方案的步就是确定会议的主题.会议主题要紧紧围绕大会总体的工作目标任务.会议方案是会议组织安排的总纲,一套完整齐备的会议策划方案会让整个会议的执行事半功倍.
2、会议场地的布置
在会议开始之前,成都大型活动策划者应提前对会场、住地进行勘察了解,并做相应的会场布置.一是会场和会议用品的准备布置.二是迎送接待仪式的确认及排练.三是确保乘车安全和用餐标准.根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照提前提前两个小时提前一个小时的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前布置完毕,每一项活动提前部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场.
2、会议流程的执行
为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,事先确定会议的流程图或者流程表.
在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是必不可少的.会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节.只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行.
4、会议结束的总结
一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作.
1)统筹做好会后服务.要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作.
2)全面做好会后总结.成都大型活动策划需及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要.要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高.
3)及时整理会议资料.成都活动公司要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。
