展览会议一整套流程应该是怎样

展览会议一整套流程应该是怎样

时间:2021-10-12 作者:成都年会策划

  对于一些有产品的公司,参加展览会是非常常见的事情,但始终有些人不知道这一整套流程应该是怎样的。

  

  一、明确参展目的

  

  一般主办方会在会议的前一年发布会议相关信息,让参办方报名参加此次展览会。作为参办方,首先应该要明确此次参展的目的,是提高企业的知名度,还是提升品牌的影响力,还是能细化到,在这一个展会期间最终成交多少张单,获得了多少个潜在客户,细化到每日最少要成交多少客户等等。切记毫无目的的做事情,那样只会浪费金钱和时间。

  

  二、做好预算管理

  

  参与办会的领导一般看重的是“效果”,其次才是成本,性价比高才是王道。展会策划期间,参展的真实效果暂时是无法预估的,我们能够做的是从历届展会的规模、参展人流量、观众的质量,其他同行参展的评价得到对展会的大概评估。在效果暂时看不到的情况下,领导关注的就是成本了,因此预算的整理是非常重要的工作。

  

  一般分为:展位费用(包括报名费、场地费、设备租赁费、设计搭建等费用);物料费用(包括礼品、礼品袋、画册、宣传手册、产品手册、x展架、企业宣传视频、产品宣传视频等设计美陈的一些费用);物料运费(一般是物料来回搬运等费用)、人工费(有些会需要请兼职等等);差旅费(交通费、食宿、);以及其他费用。

  

  三、方案贯穿一切

  

  明确目的和了解预算管理之后,就得出一套完整的方案维系这期展览会的工作。方案贯穿着一切,是一切工作的指导思想。

  

  1.了解展会概况,包括这一期的展会所有信息,如what(什么展会,展会的定位是什么),when(时间),where(地点)how(往期效果如何,上届的相关资料),why(参展目的)

  

  2.参展主题

  

  3.参展目的

  

  4.参展费用/预算

  

  5.工作安排

  

  6.展前准备工作

  

  7.参展产品(主要为了推出哪一些产品,这也是企业需要去了解目前的市场情况,从而推出哪一款产品是值得推出并且能够有很好的销售量的。)

  

  8.参展人员(了解好参加展会的人员是哪一些人群)

  

  9.参展布置

  

  10.客户邀请

  

  11.人员培训(工作人员的培训)

  

  12.宣传推广(前期、中期)

  

  13.推广活动、营销小游戏(抽奖、游戏等)

  

  14.日常工作(每天的工作流程,展会的接待工作步骤,参展人员规范,参展注意事项、每日盘点)

  

  15.展后工作(总结工作、盘点工作)

  

  四、备展期间的工作

  

  (一)展位搭建:这一块包括前期的展位设计,了解好展会的主题,结合主题,再结合自己的公司、产品特色来设计展位,还有一些周边延展。一般主办方会在展会的前2-3个月分配展位给你,从设计到搭建至少需要花费一个月的时间,展位拿到手,立马与设计师沟通,出草图,出样稿,注意一些主办方的注意事项,哪些是能做的,哪些是做了会被罚钱的,在搭建时需要注意这些点。一般一个展位所包括的区域有:接待区、产品展示区、储物区等。画好设计草图之后,施工团队进行搭建。这个环节最好是能找到一家专业的公司帮你搞定,毕竟从设计展会区域草图、展会美陈到最后的搭建都是一件专业性强还很繁琐的事情,有专业的人士干活,效率会更高一些。寻找完他们制作搭建材料之后,我们就要整理一些报馆的资料,给到搭建公司。接下来就是等待搭建公司制作材料,之后就到实地去搭建。这整一个过程都需要把控好时间,最好是每一个项目都预留一些时间出来应对突发情况。

  

  (二)产品准备:包括产品调试、软件公司需要架好网络,硬件公司着重注意展位区域的布局设计。还有需要考虑产品的优惠活动,吸引参展嘉宾购买和潜在的客户群体。

  

  (三)物料准备

  

  A.宣传物料

  

  包括实物物料和电子物料。实物物料,有企业画册、产品彩页、环保袋、订制礼品(用于吸引观众)、海报、邀请函(纸质版和电子版)、名片、二维码贴、企业制服等。电子物料,一般为企业的宣传资料、产品的宣传资料(如视频、PPT、产品安装包等)。

  

  B.办公物料

  

  一系列办公室用品,包括但不限于签字笔、记号笔、剪刀、刀、纸、名片架、名片盒、客户信息收集表、订书机(含多盒订书针)、饮用水(含水杯)、抹布、台花等。

  

  (四)人员培训

  

  参展人员的培训、产品讲解的培训等,参展前都要全体参加。

  

  (五)宣传推广

  

  1、广泛推广:

  

  企业官方平台(官网、微信号、微博、知乎……)

  

  展会的平台(会刊、官网、合作媒体等)

  

  展会实地活动策划(落地活动策划、大幅海报、拱门活动策划、刀旗……)

  

  新媒体平台、传统平台的推广

  

  2、针对性推广:销售客户邀请(提前做好邀请函)等。

  

  五、展会期间

  

  搭建期:按照设计草图、施工图进行;检查好搭建材料的质量是否安全合格,有问题的必须迅速处理。设备调试,搭建当中所提供的设备得调试到位,led屏保证视频播放无误。

  

  日常工作:设定每日目标,熟悉接待流程工作。一天结束需要清点产品数量,是否有破损等问题。

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