一、
1、在确定参会人员名单时，要根据会议内容、性质与需要物来选定。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些；
2、根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题；
3、根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等；
4、关于主席台的布置，一般要准备主席台领导席卡、主持人席卡、签到席席卡、矿泉水、主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)、笔，鲜花等；
5、大型活动还须设签到席，派专人负责签到；这里可以用大屏互动签到程序，嘉宾扫码即可完成签到，仅需3秒，能极大提升会议活动流程的效率；
6、确定会议开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长；
7、工作人员一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场；
8、会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员；
9、会议指定车辆乘车期间，与会代表请随身携带代表证，并在指定车辆乘车，不要随意换乘车辆，有特殊要求的请及时与会务组联系；
10、会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。
