会议服务公司将根据会议的级别和具体情况规划会议。首先，选择会议主题，然后根据不同的会议方式安排会议议程。用于中小型会议。
1、会议接待，寻找有丰富会议接待经验的专业会议服务公司。他们可以提供各种会议服务咨询。您可以根据自己的目的、日期、食宿标准、人数、出发地点、财务预算等特殊项目要求，制定属于自己的会议规划，并为您提供会议举办地的相关情况。
2、会议场地布置，根据人数和会议目的，找到合适的会场布局。您可以选择室内、室外、书桌式、宴会式、剧场式、长桌式、U型、圆形、靠背式、椭圆形等多种桌型布局。您还可以让会议服务公司根据您需要的效果设计一个特殊的桌子形状，并在您的会议场地上添加横幅、活动策划图片、产品展示柜、鲜花和丝绒桌布，然后放上矿泉水和喉糖，让您的会场更显庄重。
3、会务设备，会议设备包括：主席台、讲台、无线（有线）话筒、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、签到台等，高水平的会议服务将提供专业舞台、扩声系统、同声传译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等按要求配置。
4、活动策划搭建及展览展示，安排设计会议产品展示，印刷邀请函和胸卡会议主题或产品介绍书。
5、会后总结，为使会议取得更满意的效果，应做好会议资料的整理、客户名单和地址的统计、客户反馈意见的整理和归档、会议意见的汇总、客户回访的安排等工作。
