年会策划公司用于年会舞台搭建的场地一般分为室内和室外场地，选择时首先要考虑年会现场需要使用的面积以及容纳人数，其次询问场地价格，按怎样标准收费，是以小时收费还是天数收费，然后还有年会现场的硬件提供比如：音响、投影仪、麦克风、舞台拼接地块、桌椅等各种其他小件物品，要注意电水的提供是否方便，是不是需要另外给钱，附近有没有厕所、停车场等。此外根据舞台使用对象确定年会的舞台搭建大小。如今年会策划公司要做一个成功的用于年会的舞台并不是看上去那么轻松，因为在年会舞台搭建的前期必要准备许多质料，如果年会现场有比较大型的表演，还应利用电视转播、大屏幕显示器等合理的设施来配合完成。
在一般情况下，要特别注意的是在架木板的时候保证使每块舞台板之间缝隙更小，这样有利于牢固舞台，同时利于年会的顺利。一般桁架是绑在舞台两边的腿上面的，不过现在出现的很多桁架，钢材结构比较好的就没有这个必要，直接升降就行了，这种桁架的成本比较高，一般在大型的年会现场用得比较多，而普通的小场年会就用那种一般的桁架，用绳子固定好绑在舞台两侧可以稳住的地方，把整个舞台与两边的物体固定好，这样一个完整的舞台就成功了。
然后就是年会舞台搭建的机械，这方面主要是要求安全可靠，所有舞台机械都必须保证绝对安全可靠的。可靠性设计理论上是建立在大量实验数据基础上的，不同的使用场合要求的可靠度也是不一样的，设备的可靠性是根据其维修难易、重要程度、工作要求等方面的因素综合考虑决定的。此外通常年会现场的舞台会采用多层次的布置方式，这样可以使整个舞台显得具有有立体感和空间感，使观看者感觉不那么单一。
由于舞台上面铺的木板是有一定规格的，所以年会策划公司用于年会舞台搭建也是有一定的尺寸规格限制的，舞台木板的规格是整数乘以整数的就好使用，在搭建前策划好舞台的尺寸选择好正确规格的木板，可以避免材料的浪费，这就在搭建年会现场的过程中减少了大量的成本。
