展览招展工作时间性的五个要求

招展是展览筹备的一项极其重要的工作，确保在展览开幕前完成展览展示的各项招展任务，是保证展览按期举行的重要前提条件。因此，加强对招展进行时间管理，是确保展览招展效率的有效手段。招展时间管理的内容就是要求展览招展的起动时间安排要合理，招展时间安排要充足，招展进度要密切监控，重点招展时机要有效把握。
圆满地完成招展任务，招展工作就必须符合满足时间性要求。招展工作的时间性要求：
1.规划符合参展产品、产销期特点的展期
不同行业的产品都有其最佳销售时间的特点，买方市场也有所谓的销售“旺季”与“淡季”之分。因此，要做好提高参展商的热情与买家邀请服务，就必须充分考虑相对集中和固定产销时间来规划展期。展览的展期时间原则上要与展览展示题材所在行业产品与产销时间的特点相适应，从而达到调动企业参展的积极性，为招展工作的顺利进行创造良好条件。
2．安排合理的招展启动时间
参展商对年度营销、产品推广和企业形象活动策划都有具体的安排时间规划，充分研究行业营销工作的特点，科学地将招展启动时间安排与参展商的营销时间规划相吻合，就有可能使展览展示进入目标参展商的视野，参展企业在制定营销计划时统筹规划参展计划，方便目标参展商在不增加年度营销预算的情况下做出参展的决策。
3．预留充裕的招展时间
成功的招展时间策划，要充分考虑目标参展商对参展时间的要求，为展览招展预留充足的时间。因为目标参展商从获得展览举办的捎息到逐步认识展览所有信息并最终确定参展需要时间过程。举办多届的展览，如一年春秋两届的广交会，招展时间相对会较短。既便是品牌展览，展览的招展工作也不能拖延，否则，招展的有限时间源将会耗尽，招展任务难以如期完成。为赢得尽可能多的招展时间，多数的展览组织机构利用展览展期就廾始了下届展览的招展工作，如在展览现场设立“招展办”，进行现场招展并在相关的网站上发布下届展览的招展信息。
4．把握重点招展时间
新的展览项目，因目标参展商对展览的认知有限，展览需涌过大量的宣传推广活动才会提升目标参展商对其的认知，展览招展的效果才会有所起色。因此，新展览的“招展黄金时间”涌常会在展览招展工作的中后期。例如，展期安排在11月份，重点招展时间会在7一9月份这一时间段，这个时间段对展览招展而言最为关键，签约最多，客户响应程度最高。如未能利用好这一有效的时间段招展，对展览如期举行将构成很大威胁。对成功举办多届的展览而言，有两段重点招展时间：1.展览招展的中后期；2．展览现场招展期。展览现场招展由于目标参展商密集程度高，招展成本低，效率与效果都非常好，品牌展览利用展览现场往往能成功为下届展览完成50％以上的招展任务。
5．密切监控展览的招展进度
展览招展工作启动，负责展览展示营销的相关人员就需密切监控展览的招展进度，及时了解在招展过程中出现的各种信息与目标参展商反馈的需求情况，针对展览市场环境与变化迅速应对，及时动态地调招展策略，调控不同时间段的重点招展任务与战术，从而在整体上有效把握招展进度。