活动策划项目计划及实施的具体内容

活动策划项目计划及实施的具体内容

时间:2021-1-13 作者:成都会务公司

  活动策划策划的项目管理,是在有限的资源条件下,为实现项目目标所采取的一系列的管理活动,它是理顺与项目有关的众多错综复杂的难题的一种手段和过程。因为活动策划举办具有过程渐进性、结果不可挽回性和组织的临时性与开放性等项目的特点,所以整个活动策划从筹备到举办可以采用项目管理的方法。

  一、活动策划项目计划

  制定活动策划计划是活动策划项目的主要工作,即项目组织根据项目目标对执行项目中的各项工作任务作出的周密安排,主要是从时间上进行总体的规划,从而使活动策划企业和客户在有限的成本约束下,发挥最大的资源效率。

  1、建立活动策划目标体系

  建立活动策划目标体系是指分解活动策划的总目标,明确参展商的类型、层次和数量,观展商的类别、购买力水平、数量等,以及企业的服务应该达到哪些标准,协调好活动策划企业、参展商以及观众的需求,并设定目标优先顺序,形成层次性的目标体系。

  2、界定活动策划项目工作范围

  界定活动策划项目工作范围是指围绕目标体系形成具体的工作任务,一是预计每项工作的具体任务从开始到完成所需要的时间;二是考虑哪些任务可以并行,哪些任务是衔接进行的,计算完成所有的任务需要的时间,但要保证一定的时间宽余度,以预防意外事情的发生。

  在这个基础上可以形成一个活动策划项目甘特图。甘特图是亨利·甘特在1917年开发的一种管理工具和方法。它基本上是一种线条图,横轴表示时间,纵轴表示要安排的活动,线条表示在整个期间上计划的和实际的活动完成情况。甘特图直观地表明任务计划在什么时候进行,以及实际进展与计划要求的对比。

  二、活动策划项目实施

  1、选择合作伙伴

  选择合作伙伴就是挑选和指定服务承包商。其范围包括:建筑设计师、展位搭建公司、货物运输代理商、旅游公司、媒体合作伙伴、临时雇员、印刷厂和其他服务提供商。

  在招标进行的前期筛选过程中,必须重点考察服务承包商的以下内容:在指定时间内是否有满足活动策划规模服务的能力;是否有充足的工作经验和积极的服务态度;是否有具备相关技能的人力资源;是否有足够的高质量材料等。

  在为每一项所需服务选择了3—6家承包商之后,就应进行招标。招标文件应覆盖将分包出去的所有工作,应对投标者的报价加以仔细审查和比较。确定承包商之后,为了妥善保证这些外包工作的顺利进行和完成,与承包商合作关系的管理是一项非常重要的工作。要注意以下事项:

  (1)组织者应向承包商提供关于活动策划的一般性信息、活动策划场所、参展商目录、订单的定期更新资料;

  (2)定期进行合作会谈;

  (3)所有承包商采取的任何措施都需征得组织者的同意,不得单方面行动;

  (4)安排参展商和承包商之间的直接商谈需征得组织者的同意;

  (5)合作制定相应的时间表;

  (6)在活动策划开幕前应对服务的质量进行最终的审查;

  (7)费用的支付应在合同中标明并严格履行。

  2、现场管理

  在活动策划项目实施的过程中涉及专业不同的技术工作,如活动策划地点的基础设施、展示空间设计、展位搭建等技术管理工作等。

  (1)技术基础设施的准备工作。应该与场地所有者、承办商的设计师和指定的承包商一起对租用场地的所有现有设施(包括户外区域)进行检查,主要检查内容有:通信设施;登记区域、会议室、商务中心等;开幕式场地;户外区域的外表协调性;人口条件、屋顶的高度、柱子的位置和大小及地面负载能力;水、电和压缩空气供应;洗手间设施;治安条例及场地所有者制定的需要遵守的有关规定;活动策划组织者的活动策划和商业活动策划的空间;关税规定和关税办公室;必要的保险;饮食区餐馆;公共交通和出租车的地点等。

  (2)展厅和户外区域的分配。活动策划所需场地必须以最有效的方式加以分配,活动策划组织者手中的场地称为“毛区域”,出售给参展商的所有场地称为“净区域”。

  毛区域通常分为以下几块:参展商展位,承办商区域,及公共区域如走廊、人口、会议场所等。分配场地给参展商,应尽可能满足参展商的愿望;最终展厅布局需征得场地所有者的同意,将通过各种出版物加以分送,并将被用于制作展区指示图。

  (3)选择符合承办商需要的建筑材料。建筑材料的选择取决于活动策划的档次和预期标准,材料一般应可重复使用,因而要求易于储存和易于拆装。

  (4)与场地所有者的合作。主要涉及以下几个方面的问题:

  ①预定搭建和拆卸时间;

  ②签订关于加班工作的协议;

  ③提供电源和电路的基本图样;

  ④水、电和通信设施的基本供应;

  ⑤商务中心登记、餐饮服务;

  ⑥展位的设置需经组织者和场地所有者的同意;

  ⑦组织者的整体活动策划布局也需征得场地所有者的同意,主要是遵守相关规章制度,注意展位区域的宽度、高度和承重等;

  ⑧如果同时举行几个活动策划,还要与其他活动策划组织者和场地所有者协商。

  (5)现场技术管理。参展商的所有展位建造订单(展位整体构架、展位个体设计、展位附加设备和其他服务)都将由组织者收集和出具发票。随后所有订单都将及时转交给展位建造承包商,展位建造承包商将准备一份更加详尽的草图和定制材料的名单。展位建造承包商,还在组织者和他的设计师指导下负责展区的一般性装修,组织者希望能借助其经验提出关于装修的可行性建议以及节约成本的可能性。

  承包商必须告知组织者准备工作的最新进展,并向他通报需要澄清的细节问题,如能否及时完成,或可能出现延迟;组织者也须向承包商定期传达重要信息;承包商在与组织者的共同合作下完成搭建工作,但是不能擅自作出任何决定。通常来说任何一方均不得单方面采取行动。

  3、活动策划现场服务

  参展工作是由管理、策划、实施、服务、展台设计与搭建等多方面的特定工作有机结合在一起的一个整体。这些工作相互作用、相互依赖,任何一项工作的欠缺或不正常都会导致整个系统运作的失调。因此,广义上的活动策划服务,既包括发生在展览现场的租赁、活动策划、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务,也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。

  当今科学技术迅猛发展,产品的更新换代不断升级,商家在“以质取胜”的同时还要提升服务水平。在参加各色活动策划时,面对铺天盖地的活动策划宣传攻势和五花八门的促销手段,商家要想战胜竞争对手,保持和扩大市场份额,活动策划服务质量的高低就是直接影响到企业参展目标实现与否的关键。一个成功的活动策划,除了要拥有一定数量和质量的参展商和观众以外,还必须要具有优质的活动策划服务。

  4、活动策划相关活动

  活动策划相关活动策划是指为创造活动策划现场气氛或丰富活动策划的功能而在活动策划举办的各种活动的设计方案,这些活动与活动策划融为一体,成为整个活动策划的重要组成部分。这些活动主要在活动策划举办地举行,活动组织者可以是办展机构、参展企业或者有关单位。

  活动策划相关活动是指与活动策划同时举办的技术交流会、专业研讨会、产品发布会、行业会议及其他活动。这些活动能满足参展企业与专业观众达成交易、获得信息等多种需求;对于办展企业而言,也能使活动策划的影响力、知名度提高,作用很大。这主要表现在以下四个方面:

  (1)增强活动策划的贸易功能

  在活动策划现场,参展商与买家接触的时间是极为有限的,对于新产品、新客户而言,产品推介会、产品订货会、项目招标会等都是极为有效的活动,可以为参展商与专业买家建立更广泛的交易平台。

  (2)丰富活动策划的信息功能

  现代活动策划信息交流的功能越来越突出,在活动策划举办期间举行一些专业研讨会、技术交流会、行业会议等,邀请有关专家、学者与行业权威人士作演讲与讲座等,都能将行业发展的前沿信息传送给观众,极大地丰富活动策划的信息传播功能。

  (3)扩大活动策划的影响力与知名度

  活动策划期间,通过举办技术交流会、专业研讨会、行业会议等,邀请大量业内专业人士到会研讨,举办讲座,可以增强活动策划的影响力与知名度,体现出专业色彩。

  (4)吸引更多的潜在参展商与潜在观众策划丰富多彩的各种活动,不仅能活跃现场气氛,增强人气,调动观众的积极性,更主要的是可吸引更多的参展商与观众到场。

18980830309 发送短信